Process Decision Program Chart

Lean

”LEAN hjälper till att förbättra effektiviteten och eliminera slöseri”

Koncept att integrera & utveckla

Vad innebär konceptet Process Decision Program Chart?

PDPC, Process Decision Program Chart, är ett verktyg inom kvalitets- och förbättringsarbete som hjälper organisationer att förutse risker, hinder och oönskade händelser innan de uppstår. Det används för att analysera en plan eller process steg för steg, identifiera möjliga problem och definiera förebyggande åtgärder eller beredskapsplaner. Resultatet blir en mer robust och genomtänkt lösning som klarar verklighetens variationer.

Man utgår från ett Processdiagram eller ett planeringsträddiagram som utökas med ett par nivåer där PDPC tillämpas på bottennivåuppgifterna på dessa diagram. Metodik i tre steg: 1. Ritas upp som ett ”moln” placerat under aktuell aktivitet (nivå 4 och 5) 2. identifiera vad som kan gå fel (felläge eller risker) 3. konsekvenserna av det misslyckandet (effekt eller konsekvens).

PDPC är ett av de sju New Tools of Quality, som kompletterar de klassiska kvalitetsverktygen genom att fokusera mer på komplexa, strategiska och framåtblickande analyser.

I Lean används PDPC för att förebygga slöseri genom att identifiera risker innan de leder till omarbete, väntan eller kvalitetsbrister. Stärka planering och genomförande genom att göra risker synliga tidigt i processen. Skapa gemensam förståelse i teamet kring vad som kan gå fel och hur det ska hanteras. Stödja Kaizen och kontinuerliga förbättringar genom att integrera riskmedvetenhet i varje steg av utveckling och förändring.

När PDPC används i tvärfunktionella Lean‑team blir det ett kraftfullt verktyg för att skapa stabila processer, minska variation och säkerställa att förbättringar håller över tid. Det hjälper organisationen att inte bara planera ”vad” som ska göras, utan också ”hur” man hanterar det oväntade på ett strukturerat och proaktivt sätt.

Varianter

PDPC, Process Decision Program Chart, kan användas i flera olika varianter beroende på hur detaljerad analysen behöver vara och vilken typ av risker eller scenarier organisationen vill fånga. Alla varianter bygger på samma grundidé: att visualisera en plan, identifiera möjliga problem och definiera förebyggande eller korrigerande åtgärder.

Standard‑PDPC (klassisk variant): Den vanligaste formen. Utgår från en plan eller ett mål. Bryter ner planen i steg. Identifierar möjliga problem för varje steg. Kopplar åtgärder till varje problem. Passar när man vill skapa en robust plan med tydliga risker och motåtgärder.
PDPC med sannolikhet och konsekvens: En utökad variant där varje risk bedöms utifrån Sannolikhet (hur troligt är det att problemet uppstår). Konsekvens (hur allvarligt blir det om det händer). Prioritet (vilka risker ska hanteras först). Passar för mer komplexa projekt eller när resurserna är begränsade.
PDPC med ansvarsfördelning: Här kompletteras varje åtgärd med Ansvarig roll eller person. Deadline eller trigger. Resurser som krävs. Passar i tvärfunktionella Lean‑team där tydlighet i ansvar är avgörande.
PDPC med färgkodning (visuell variant): Risker och åtgärder markeras med färger, t.ex. Grönt = låg risk, Gult = medelrisk, Rött = hög risk, Blått = åtgärd. Passar i workshops, Kaizen‑event och visuella förbättringstavlor.
PDPC för scenarioplanering: I stället för att utgå från en linjär plan bygger man flera alternativa scenarier Bästa fall. Normalläge. Värsta fall. Oväntade händelser. Passar när omvärlden är osäker eller när beslut påverkas av externa faktorer.
PDPC integrerad i A3‑arbete: PDPC används som en del av A3‑strukturen, ofta i Orsaksanalys. Motåtgärdsplanering. Riskbedömning inför implementering. Passar när man vill kombinera PDCA‑tänkandet med riskhantering.
PDPC för operativ standardisering: Används för att stärka Standardiserat arbete genom att identifiera risker i kritiska moment. Definiera standardiserade svar eller kontroller. Skapa robusta arbetsmetoder. Passar i produktion, vård, logistik och andra miljöer med höga krav på stabilitet.
PDPC kopplad till FMEA: En hybrid där PDPC används för att strukturera planen och FMEA för att bedöma risker. PDPC visualiserar stegen och möjliga problem. FMEA ger RPN‑värden (Risk Priority Number). Perfekt när man vill kombinera visuell tydlighet med djup riskanalys.
PDPC med triggers och early warning signals: Här identifieras inte bara risker och åtgärder, utan även ”Tidiga signaler” som visar att ett problem är på väg. Mätpunkter som bör följas upp. Passar i processer där problem eskalerar gradvis.
PDPC för förändringsledning: Används för att förutse hinder i organisatoriska förändringar så som motstånd hos olika grupper, kommunikationsrisker, kompetensgap, kulturrelaterade hinder. Ger en mer mänsklig och beteendebaserad riskbild.
PDPC för kundresa / service blueprint: Riskanalys kopplad till kundens steg i en tjänst. Var kan friktion uppstå? Vilka moment är känsliga? Vilka åtgärder krävs för att säkra upplevelsen? Passar i UX, service design och kundcentrerade Lean‑miljöer.
PDPC för experiment och hypoteser: Används i produktutveckling och Lean Startup. – Vad kan gå fel i experimentet? Vilka bias kan påverka resultatet? Vilka fallback‑strategier behövs? Ger mer robusta experiment och minskar risken för feltolkningar.
PDPC för leverantörs- och partnersamverkan: Fokuserar på externa beroenden så som leveransrisker, kommunikationsgap, kvalitetsvariation, juridiska eller avtalsmässiga hinder. Passar i supply chain och samarbetsintensiva projekt.
PDPC för digitala system och IT‑arkitektur: Riskanalys kopplad till tekniska flöden typ systemintegrationer, datakvalitet, säkerhetsrisker, prestandaproblem. Bra när man vill kombinera Lean‑tänk med DevOps och systemdesign.

Fördelar

Planering & förutseende: Gör det möjligt att identifiera problem innan de uppstår. Skapar en mer robust och realistisk plan. Minskar risken för överraskningar i genomförandet. Gör komplexa planer mer hanterbara genom att bryta ner dem i steg.
Riskhantering: Synliggör risker som annars lätt förbises. Hjälper team att prioritera vilka risker som är mest kritiska. Stödjer proaktiva åtgärder istället för reaktiva brandkårsutryckningar. Förbättrar kvaliteten på riskbedömningar genom strukturerad analys.
Förebyggande åtgärder: Kopplar varje risk till konkreta motåtgärder. Gör det lättare att skapa beredskapsplaner. Minskar sannolikheten för att problem eskalerar. Stärker organisationens förmåga att hantera variation och störningar.
Tvärfunktionellt samarbete: Skapar gemensam förståelse för risker och beroenden. Underlättar dialog mellan olika roller och kompetenser. Gör det enklare att synliggöra dolda antaganden. Bygger alignment kring vad som är viktigt att säkra upp.
Kvalitet & stabilitet: Förbättrar processens robusthet och förutsägbarhet. Minskar slöseri kopplat till omarbete, väntan och fel. Stödjer standardisering genom att identifiera kritiska moment. Ökar sannolikheten att förbättringar håller över tid.
Tänkande & lärande: Tvingar team att tänka igenom ”hur” saker kan gå fel, inte bara ”vad” som ska göras. Stärker systemtänkande genom att synliggöra beroenden och konsekvenser. Skapar en kultur av förutseende och kontinuerligt lärande. Förbättrar beslutsfattande genom att göra risker synliga tidigt.
Praktisk användbarhet: Enkelt att förstå och använda i workshops. Fungerar i både små och stora projekt. Kan kombineras med A3, FMEA, 5 Why, Kaizen och andra Lean‑verktyg. Passar både operativa och strategiska sammanhang.
Genomförande & leverans: Ökar sannolikheten att projekt levererar i tid och med rätt kvalitet. Minskar behovet av akuta korrigeringar under implementering. Skapar trygghet i teamet genom tydliga handlingsplaner. Förbättrar kommunikationen kring risker och åtgärder.

Nackdelar

Tidskrävande att genomföra: Kräver ofta långa workshops för att kartlägga alla steg, risker och åtgärder. Kan upplevas som överarbete i mindre projekt eller snabba förbättringar.
Risk för överanalys: Team kan fastna i detaljer och skapa för många hypotetiska problem. Kan leda till analysparalys där planeringen tar mer tid än genomförandet.
Kräver hög grad av samarbete: Fungerar sämre om teamet inte är vana vid tvärfunktionellt arbete. Risk att viktiga perspektiv saknas om inte rätt personer deltar.
Kan bli komplex och svåröverskådlig: Stora PDPC‑diagram kan bli röriga och svåra att tolka. Kräver god facilitering för att hålla strukturen tydlig.
Fokus på problem snarare än värdeskapande: Kan skapa en kultur där man letar fel istället för möjligheter. Risk att teamet tappar energi om övningen upplevs som för negativ.
Inte alltid rätt verktyg: Passar sämre för enkla processer eller situationer där riskerna redan är välkända. Kan kännas redundant om organisationen redan använder FMEA, riskmatriser eller andra avancerade riskverktyg.
Kvaliteten beror på deltagarnas erfarenhet: Om teamet saknar processkunskap eller riskmedvetenhet blir resultatet svagt. Risk att viktiga problem missas om analysen inte leds strukturerat.
Behöver uppdateras för att vara relevant: Ett PDPC blir snabbt inaktuellt om planen ändras. Kräver disciplin att underhålla, annars tappar det värde.

Steg‑för‑steg‑guide

Tydliggör mål och huvudplan: Definiera mål. Skriv upp vilket resultat eller vilken plan ni analyserar. Rita huvudgren och placera målet överst eller längst till vänster och dra en linje som representerar huvudplanen. Bryt ner planen med att dela upp planen i större delsteg eller milstolpar (”Förbereda”, ”Genomföra”, ”Följa upp”).
Bryt ner i detaljerade aktiviteter: Identifiera aktiviteter för varje delsteg, lista konkreta aktiviteter (”Utbilda personal”, ”Migrera data”, ”Informera kunder”). Strukturera hierarkiskt genom att bygga ett träd där mål → delsteg → aktiviteter tydligt hänger ihop. Säkerställ täckning genom att ställa frågan ”Behöver något mer ske för att detta steg ska lyckas?”
Identifiera möjliga problem: Ställ rätt fråga ”Vad kan gå fel i just denna aktivitet?”. Lista problem med att under varje aktivitet, lägg till möjliga problem som nya grenar (”Personal deltar inte”, ”Data blir korrupt”). Var konkret beskriv problem så konkret som möjligt, inte abstrakt (”Otydlig information” → ”Kunder får olika besked i olika kanaler”).
Bedöm vilka problem som är viktigast: (Valfritt men starkt rekommenderat). Grovprioritera genom att markera vilka problem som är mest kritiska (t.ex. med symbol, färg eller siffra). Tänk sannolikhet/konsekvens med att fundera ”Hur troligt är det?” och ”Hur allvarligt om det händer?”. Fokusera genom att bestämma vilka problem som ”måste” få förebyggande åtgärder nu, och vilka som bara kräver beredskap.
Ta fram motåtgärder och beredskapsplaner: Förebyggande åtgärder genom att lägga till grenar för ”Vad kan vi göra för att minska risken att detta händer?”. Om det ändå händer lägg till ”Vad gör vi om det redan har inträffat?” (beredskap/containment). Var specifik med att formulera åtgärder som konkreta aktiviteter, inte generella intentioner (”Tydlig rollbeskrivning”, ”Extra testkörning vecka X”).
Tilldela ansvar och tid: Ansvar med att koppla varje viktig åtgärd ti ll en roll eller person (”Produktägare”, ”Teamledare”, ”IT‑drift”). Tidpunkt ange när åtgärden ska göras, före, under eller efter genomförandet. Resurser notera om särskilda resurser behövs (budget, tid, kompetens).
Visualisera och förankra i teamet: Gör det visuellt med att använda tavla, digitalt verktyg eller A3 så att hela PDPC‑trädet syns. Gå igenom tillsammans. Låt teamet bekräfta, justera, lägga till och ifrågasätta. Anknyt till verkligheten. Koppla PDPC till projektplan, standardiserat arbete eller förbättringstavla så att det inte blir en engångsövning.
Följ upp och uppdatera: Använd i genomförandet. Gå tillbaka till PDPC inför kritiska steg: ”Vilka risker sa vi att vi hade här?”. Lärande efter genomförande med att markera vilka risker som faktiskt inträffade och vilka åtgärder som fungerade. Förbättra uppdatera standarder, checklistor och framtida PDPC:er baserat på det ni lärt er.

Organisation

PDPC fungerar bäst när alla roller bidrar med sina perspektiv där Ledningen sätter riktning, projektledaren håller ihop processen, experter identifierar risker, och operativa roller säkerställer att åtgärder fungerar i praktiken. Resultatet blir en robust plan som minskar risker och stärker kvaliteten i genomförandet.

Ledning / Chefer: Sätter riktning och mål för analysen. Säkerställer att PDPC används i rätt sammanhang (strategiska projekt, större förändringar, riskfyllda aktiviteter). Tar beslut baserat på identifierade risker och föreslagna åtgärder. Avsätter resurser för att genomföra förebyggande åtgärder. Följer upp att risker hanteras och att lärdomar integreras i standarder.
Projektledare: Faciliterar PDPC‑workshops och håller ihop processen. Bryter ner planen i steg och säkerställer att alla aktiviteter är tydligt definierade. Koordinerar tvärfunktionella perspektiv så att inga risker missas. Dokumenterar risker, konsekvenser och åtgärder i PDPC‑strukturen. Kopplar PDPC till projektplan, milstolpar och uppföljning.
Produktionstekniker / Processutvecklare: Identifierar tekniska och processrelaterade risker i varje steg. Bidrar med expertkunskap om maskiner, flöden, standarder och variation. Tar fram konkreta förebyggande åtgärder och robusta arbetsmetoder. Integrerar PDPC‑insikter i standardiserat arbete och förbättringsplaner. Säkerställer att risker kopplade till kvalitet, säkerhet och drift fångas upp.
Teamledare / Förstalinjechefer: Översätter PDPC‑åtgärder till daglig styrning och rutiner. Säkerställer att teamet förstår riskerna och vet hur de ska agera. Följer upp att åtgärder genomförs i rätt tid. Rapporterar nya risker som uppstår under genomförandet. Stödjer teamet i att arbeta proaktivt snarare än reaktivt.
Operatörer / Medarbetare: Bidrar med praktisk kunskap om vad som faktiskt kan gå fel i vardagen. Identifierar fellägen, störningar och variationer som inte syns i planer. Testar och verifierar föreslagna åtgärder i verklig miljö. Följer standarder och rapporterar avvikelser som PDPC inte fångade. Deltar i förbättringsarbete och Kaizen kopplat till riskerna.
Kvalitet / QA: Bedömer konsekvenser av risker för kvalitet, kundvärde och regelefterlevnad. Säkerställer att PDPC‑åtgärder följer kvalitetskrav och standarder. Kopplar PDPC till FMEA, kontrollplaner och riskmatriser. Följer upp att risker minskar över tid. Dokumenterar lärdomar för framtida projekt.
IT / Systemutvecklare (vid digitala projekt): Identifierar tekniska risker med integrationer, datakvalitet, säkerhet, prestanda. Tar fram tekniska motåtgärder och fallback‑strategier. Säkerställer att PDPC‑åtgärder är genomförbara i systemarkitekturen. Testar scenarier där risker simuleras. Dokumenterar tekniska beroenden och riskpunkter.
UX / Service Design / Kundupplevelse: Identifierar risker i kundresan och användarflöden. Bidrar med perspektiv på friktion, missförstånd och beteenderisker. Säkerställer att åtgärder inte skapar nya problem för användaren. Integrerar PDPC‑insikter i prototyper och testscenarier. Fångar upp kundens röst i riskanalysen.
Analytiker / Controller: Bedömer ekonomiska konsekvenser av risker. Prioriterar åtgärder utifrån kostnad–nytta. Säkerställer att PDPC‑insikter integreras i budget och prognoser. Följer upp effekter av genomförda åtgärder

Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?

Vi erbjuder uppdragsbemanning ex produktionstekniker som en resurs vid genomförandet eller projektledare för bästa styrning. Planerar ni att införa flera Lean koncept, ta då in en Lean Coordinator som hjälper er med en övergripande Lean strategi.

Intresserad?

Rekrytering | Bemanning | Utbildning

mikael@hybridwork.se

073-9282441

”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”

Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.

”Timelinespel, ett Gamification event. Process Decision Program Chart företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”

Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.

”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för Process Decision Program Chart konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”

Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.

”Ge rätt förutsättning vid införandet av Process Decision Program Chart konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”

Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.

”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”

Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.