”Hitta rätt person – Top Talent”
Koncept som stöd i rekryteringsprocessen
Följ upp referenser? De direkta och de indirekta
Att följa upp referenser är en central del av en seriös och kvalitativ rekryteringsprocess, men värdet skapas först när man förstår skillnaden mellan direkta och indirekta referenser och använder dem på ett sätt som både stärker beslutsunderlaget och skyddar kandidaten. Direkta referenser är de personer kandidaten själv anger, ofta tidigare chefer eller kollegor som kan beskriva prestationer, beteenden och samarbetsförmåga i ett sammanhang där kandidaten har haft tydliga uppgifter och ansvar. Dessa samtal ger struktur, verifierar kompetenser och skapar en bild av hur kandidaten fungerar i praktiken. Samtidigt finns en risk att direkta referenser är förberedda, lojalitetsstyrda eller selektivt utvalda, vilket gör att man ibland får en mer polerad än komplett bild.
Indirekta referenser uppstår när man får information från personer som inte är formellt angivna, men som har arbetat nära kandidaten i tidigare organisationer. Det kan handla om kollegor, projektledare, kunder eller andra som spontant delar erfarenheter, eller som man själv identifierar genom nätverk och branschkontakter. Dessa perspektiv kan ge en mer nyanserad och ibland mer vardagsnära bild av kandidatens beteenden, arbetsstil och påverkan på team och kultur. Samtidigt kräver indirekta referenser ett extra ansvar: de måste hanteras med integritet, transparens och respekt för kandidatens rätt till en rättvis process. Informationen ska alltid vägas med försiktighet, aldrig användas som rykten och aldrig ersätta strukturerade, formella referenssamtal.
När direkta och indirekta referenser används tillsammans skapas ett mer robust beslutsunderlag. Direkta referenser bekräftar kompetenser och prestationer, medan indirekta referenser kan ge kontext, nyanser och ibland tidiga signaler om styrkor eller risker som annars inte hade framkommit. Det som skapar värde för företaget är inte mängden referenser, utan kvaliteten i frågorna, förmågan att tolka svaren och modet att följa upp både positiva och tveksamma signaler. Det man bör se upp med är att låta en enskild röst väga för tungt, att dra slutsatser på lösa grunder eller att använda indirekta referenser utan att säkerställa att informationen är relevant, saklig och rättvis.
En professionell referensuppföljning handlar därför om balans: struktur och öppenhet i de direkta samtalen, kombinerat med omdöme och integritet i hanteringen av de indirekta. När detta görs rätt blir referenser inte bara ett sista steg i processen, utan en strategisk del av att välja rätt person på ett sätt som stärker både kvalitet, kultur och kandidatens förtroende för organisationen.
Fördelar
Genom att noggrant följa upp referenser kan man säkerställa att man gör ett informerat och välgrundat beslut vid rekrytering. Detta minskar risken för felrekryteringar och bidrar till att hitta den bästa kandidaten för jobbet.
- Bekräftelse av information: Genom att kontakta referenser kan man verifiera de uppgifter som kandidaten har lämnat i sitt CV och under intervjun, vilket minskar risken för felaktig information.
- Insikt i arbetsmoral och prestation: Referenser kan ge värdefulla insikter om kandidatens arbetsmoral, prestation och hur de hanterar arbetsuppgifter och samarbetar med kollegor.
- Identifiering av styrkor och svagheter: Genom att prata med tidigare arbetsgivare eller kollegor kan man få en bättre förståelse för kandidatens styrkor och svagheter, vilket hjälper dig att bedöma om de passar för rollen.
- Minskad risk för felrekrytering: Att följa upp referenser minskar risken för felrekryteringar genom att säkerställa att kandidaten har de färdigheter och den erfarenhet som krävs för jobbet.
- Förbättrad kandidatupplevelse: En noggrann referensuppföljning visar att företaget tar rekryteringsprocessen på allvar och är engagerat i att hitta rätt person för rollen, vilket kan förbättra kandidatupplevelsen.
- Ökad trovärdighet: Genom att följa upp referenser kan företaget bygga upp en trovärdig och pålitlig rekryteringsprocess, vilket kan stärka företagets rykte och attrahera fler kvalificerade kandidater.
- Kulturmatchning: Genom att prata med tidigare arbetsgivare kan man få en bättre förståelse för hur väl kandidaten passar in i företagets kultur och arbetsmiljö.
- Förväntningshantering: Referenser kan ge insikter om kandidatens förväntningar och arbetsstil, vilket hjälper till att säkerställa en bra matchning.
- Bakgrundskontroll: Referenssamtal kan avslöja eventuella röda flaggor eller problematiska beteenden som inte framkommit under intervjuerna.
- Försäkran: Att få bekräftelse från flera källor kan ge extra trygghet i att kandidaten är rätt person för rollen.
- Kompletterande information: Referenser kan ge kompletterande information som inte framkommit under intervjuerna, vilket ger en mer komplett bild av kandidaten.
- Objektiv bedömning: Genom att få input från flera källor kan man göra en mer objektiv bedömning av kandidatens lämplighet.
- Transparens: Att informera kandidater om att referenser kommer att följas upp kan öka transparensen och förtroendet i rekryteringsprocessen.
- Professionell hantering: En noggrann referensuppföljning visar att företaget tar rekryteringsprocessen på allvar och är engagerat i att hitta rätt person för rollen.
Nackdelar
Att följa upp referenser vid en rekrytering har många fördelar, men det finns också några potentiella nackdelar att vara medveten om. Genom att vara medveten om dessa potentiella nackdelar kan organisationer bättre förbereda sig för att hantera dem och maximera fördelarna med att följa upp referenser vid rekrytering.
- Tidskrävande: Att kontakta och prata med referenser kan vara tidskrävande, särskilt om referenserna är svåra att nå eller om det krävs flera samtal.
- Subjektivitet: Referenser kan ge subjektiva bedömningar som inte alltid är helt objektiva eller rättvisa. Personliga relationer och tidigare konflikter kan påverka referensens åsikter.
- Begränsad insikt: Referenser kan ibland ge begränsad information om kandidatens prestationer och arbetsmoral, särskilt om de inte har arbetat nära kandidaten under en längre tid.
- Risk för partiskhet: Kandidater kan välja referenser som de vet kommer att ge positiva omdömen, vilket kan ge en skev bild av deras verkliga prestationer och färdigheter.
- Integritetsfrågor: Att följa upp referenser kan ibland innebära integritetsfrågor, särskilt om referenserna inte är medvetna om att deras kontaktuppgifter har delats eller om de inte har gett sitt samtycke till att bli kontaktade.
- Kostnader: Om rekryteringsprocessen involverar många kandidater kan kostnaderna för att följa upp referenser bli betydande, särskilt om det krävs omfattande bakgrundskontroller.
Steg-för-steg guide
Genom att noggrant följa upp referenser kan man säkerställa att man gör ett informerat och välgrundat beslut vid rekrytering. Detta minskar risken för felrekryteringar och bidrar till att hitta den bästa kandidaten för jobbet.
- Förberedelse: Identifiera referenser, be kandidaten att tillhandahålla kontaktuppgifter till tidigare arbetsgivare, kollegor eller andra relevanta referenser. Planera samtalet, förbered en lista med frågor som man vill ställa till referenserna. Fokusera på kandidatens arbetsuppgifter, prestationer, arbetsmoral och samarbetsförmåga.
- Genomförande: Kontakta referenser, ring eller mejla referenserna och förklara syftet med samtalet. Var tydlig med att all information kommer att behandlas konfidentiellt. Ställ de förberedda frågor och lyssna noga på svaren. Var uppmärksam på både positiva och negativa kommentarer.
- Dokumentation: Anteckna svaren, dokumentera noggrant alla svar och intryck från referenssamtalen. Detta hjälper till att göra en välgrundad bedömning av kandidaten. Sammanställ all information från referenssamtalen och jämför den med kandidatens CV och intervjusvar.
- Utvärdering: Analysera den insamlade informationen för att identifiera eventuella mönster eller avvikelser. Detta kan hjälpa till att få en mer komplett bild av kandidaten. Fatta beslut, baserat på informationen från referenssamtalen, fatta ett välgrundat beslut om huruvida kandidaten ska erbjudas jobbet eller inte.
- Återkoppling: Informera kandidaten, ge kandidaten återkoppling om resultatet av referenssamtalen och nästa steg i rekryteringsprocessen.
Organisation
Att följa upp referenser vid en rekrytering involverar flera olika roller och befattningar inom en organisation. Genom att dessa roller samarbetar kan organisationer säkerställa att referensuppföljningen är både effektiv och rättvis, vilket bidrar till att hitta den bästa kandidaten för jobbet.
- HR-avdelningen: Ansvarar för att koordinera hela rekryteringsprocessen och säkerställa att referenser följs upp på ett systematiskt sätt. Kommunicerar med referenser och kandidater för att samla in och verifiera information.
- Rekryterare: Rekryterare genomför själva referenssamtalen, ställer relevanta frågor och dokumenterar svaren noggrant. De ger återkoppling till rekryterande chefer och säkerställer att all insamlad information används i beslutsprocessen.
- Rekryterande chefer: Beslutsfattande, rekryterande chefer använder informationen från referenssamtalen för att fatta välgrundade beslut om anställning. De utvärderar kandidatens lämplighet baserat på feedback från referenserna.
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex rekryterare som en resurs vid hela eller som en del av rekryteringsprocessen och för bästa styrning, boka projektledare. Behöver ni kommunicera grafiskt internt eller externt, anlita grafisk designer.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Följ upp referenser företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för Följ upp referenser konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av Följ upp referenser konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
