”LEAN hjälper till att förbättra effektiviteten och eliminera slöseri”
Koncept att integrera & utveckla
Vad innebär konceptet WBS diagram (Tree diagram)?
WBS är ett verktyg för att strukturera projektets arbete i hanterbara delar. Genom att visualisera projektet som ett träd, där varje gren representerar en delaktivitet, skapas en tydlig översikt över vad som ska göras. Diagrammet följer 100%-regeln: allt arbete som ingår i projektet ska vara representerat, och inget utanför projektets scope får inkluderas. WBS används ofta som grund för logiknät, GANTT-scheman och resursplanering. Det utvecklas vanligtvis i en workshop med projektteamet, där man börjar med slutmålet och bryter ner arbetet steg för steg bakåt i flödet.
Fördelar
- Bryter ner komplexitet: Gör stora projekt hanterbara genom att dela upp dem i mindre delar.
- Visualiserar projektets omfattning: Ger en tydlig bild av vad som ingår och vad som inte gör det.
- Följer 100%-regeln: Säkerställer att allt arbete är inkluderat och inget utanför scope.
- Skapar samsyn i teamet: Alla ser samma struktur och förstår sina roller.
- Underlättar delegering: Tydlig ansvarsfördelning på arbetspaketnivå.
- Förbättrar kommunikationsvägar: WBS fungerar som en gemensam referenspunkt.
- Stödjer logiknät och GANTT-scheman: WBS är grunden för tidsplanering och resursallokering.
- Underlättar kostnadsberäkning: Varje arbetspaket kan kopplas till budget.
- Gör framdrift mätbar: Möjliggör spårning av status och leveranser.
- Identifierar risker tidigt: Risker kan lokaliseras på specifika nivåer i strukturen.
- Minskar förändringsbehov: En komplett WBS minimerar sena justeringar.
- Stärker kvalitetskontroll: Varje del kan granskas separat för att säkerställa standard.
- Främjar standardisering: WBS kan återanvändas och anpassas för liknande projekt.
- Stödjer Kaizen: Gör det lätt att identifiera förbättringsområden i varje del.
- Kopplar till visuell styrning: Kan integreras med Andon, 5S och andra Lean-verktyg.
- Pedagogiskt verktyg: Hjälper nya medarbetare att förstå projektets struktur.
- Stödjer traineeprogram: Kan användas för att visa progression och lärandemål.
- Underlättar kompetensmatriser: Varje arbetspaket kan kopplas till kompetenskrav.
Nackdelar
- Fokus på ”vad” snarare än ”hur” eller ”varför”: WBS visar ”vad” som ska göras, men inte ”hur” det ska göras eller ”varför” det är viktigt.
- Ingen tidsdimension: WBS saknar information om när aktiviteter ska ske, vilket kräver komplettering med t.ex. GANTT-schema.
- Kan bli för detaljerad eller för ytlig: Svårt att hitta rätt nivå av nedbrytning, särskilt i komplexa projekt.
- Missförstånd kring ansvar: Om arbetspaket inte är tydligt kopplade till roller kan ansvarsfördelningen bli oklar.
- Övertro på struktur: WBS kan ge en falsk känsla av kontroll om den inte är dynamisk och uppdateras löpande.
- Svårt att hantera förändringar: Om projektet förändras snabbt kan WBS bli inaktuell och kräva omstrukturering.
- Inte idealisk för agila metoder: WBS passar bäst för sekventiella projekt, mindre för iterativa eller agila arbetssätt.
- Tidskrävande att skapa: Att facilitera en workshop och få samsyn kring strukturen kräver tid och engagemang.
- Kräver erfarenhet: Ovana team kan ha svårt att bryta ner arbetet korrekt, vilket leder till luckor eller överlapp.
- Risk för slöseri (muda): Om WBS skapas utan koppling till värdeflöde eller kundnytta kan onödiga aktiviteter inkluderas.
- Kan motverka flödestänk: Trädstrukturen fokuserar på delar snarare än helhet, vilket kan skymma systemperspektivet.
- Svagt stöd för användarbehov: WBS utgår från projektets leveranser, inte från användarens upplevelse eller behov.
- Kan marginalisera tvärfunktionella insikter: Om strukturen följer traditionella silos riskerar man att missa viktiga kopplingar mellan roller.
Steg-för-steg-guide
- Definiera slutmålet: Börja med att tydligt formulera projektets slutleverans eller mål. ex “Lansera ny produkt”, “Genomföra utbildning”, “Införa Lean-koncept”.
- Samla rätt personer: Bjud in projektteamet och relevanta intressenter till en workshop. Säkerställ representation från olika roller (UX, produktion, ledning, etc.).
- Skapa trädstrukturen: Använd Post-it-lappar eller digitala verktyg för att brainstorma delaktiviteter. Placera huvudmålet överst och bryt ner det i större delmål eller faser. Fortsätt bryta ner varje delmål till mindre arbetspaket tills du når hanterbar nivå.
- Tillämpa 100%-regeln: Kontrollera att hela projektets arbete är inkluderat dvs inget mer, inget mindre. Ta bort aktiviteter som inte direkt bidrar till projektets mål.
- Granska och justera: Gå igenom strukturen tillsammans ”Är något oklart, överlappande eller saknas”? Justera namn, nivåer och kopplingar för att skapa tydlighet.
- Dokumentera och visualisera: Sätt upp strukturen i ett digitalt verktyg (t.ex. Miro, Lucidchart, PowerPoint). Använd färgkodning för faser, ansvar eller status om det är relevant.
- Koppla till planering: Använd WBS som grund för att skapa logiknät, GANTT-schema, resursplan och budget. Varje arbetspaket kan kopplas till ansvarig roll, tidsram och kostnad.
- Underhåll och uppdatera: Revidera WBS vid större förändringar i projektet. Använd den som ett levande dokument för uppföljning och kommunikation.
Organisation
Ett WBS-diagram är inte bara ett verktyg för projektplanering, det är en gemensam struktur som förenar olika roller kring ett gemensamt mål. Genom att bryta ner projektet i hanterbara arbetspaket skapas en tydlig översikt som varje befattning kan använda utifrån sitt perspektiv och ansvar.
- Projektledaren: leder arbetet med att ta fram WBS-strukturen, ofta genom en workshop där målet definieras och arbetet bryts ner enligt 100%-regeln. Projektledaren säkerställer att varje del är tydligt kopplad till tidplan, budget och ansvar.
- Lean-koordinatorn: bidrar med ett värdeflödesperspektiv och ser till att arbetspaketen stödjer effektivitet, eliminerar slöseri och följer Lean-principer. WBS blir ett verktyg för att identifiera förbättringsområden och standardisera arbetssätt.
- UX-designern: tillför användarcentrerade insikter och säkerställer att strukturen speglar användarbehov och upplevelse. Genom att koppla arbetspaket till personas, scenarier och designmål blir WBS ett stöd för inkluderande utveckling.
- Produktägaren: använder WBS för att prioritera leveranser utifrån affärsvärde och kundnytta. Arbetspaketen blir en konkret grund för roadmap och beslutsfattande.
- Utvecklare och tekniker: bidrar med teknisk nedbrytning av leveranser, identifierar beroenden och resurser, och säkerställer att varje arbetspaket är genomförbart.
- HR och rekryterare: använder WBS för att koppla aktiviteter till kompetenskrav, onboarding och traineeprogram. Strukturen kan integreras med kompetensmatriser och utbildningsplaner.
- Kvalitetsansvariga: säkerställer att varje arbetspaket har tydliga kvalitetsmål och kontrollpunkter, vilket gör det lättare att följa upp och förbättra.
- Ekonomer och controllers: använder WBS som underlag för kostnadsuppskattning, uppföljning och rapportering. Varje arbetspaket kan kopplas till budget och resursförbrukning.
- Förändringsledare: ser till att WBS stödjer kulturell och organisatorisk transformation. Genom att koppla aktiviteter till beteendeförändringar och lärande skapas en helhet som främjar långsiktig utveckling.
- Scrum Masters och agila coacher: hjälper till att översätta WBS till sprintmål eller backlog, särskilt i hybridprojekt där traditionell planering möter agila metoder.
- Traineer och nyanställda: använder WBS som ett pedagogiskt verktyg för att förstå projektets struktur, sin roll och hur deras arbete bidrar till helheten.
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex produktionstekniker som en resurs vid genomförandet eller projektledare för bästa styrning. Planerar ni att införa flera Lean koncept, ta då in en Lean Coordinator som hjälper er med en övergripande Lean strategi.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
073-9282441
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för koncepten och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av koncepten med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
