WBS diagram Tree diagram

Lean

”LEAN hjälper till att förbättra effektiviteten och eliminera slöseri”

Koncept att integrera & utveckla

Vad innebär konceptet WBS diagram (Tree diagram)?

WBS är ett verktyg för att strukturera projektets arbete i hanterbara delar. Genom att visualisera projektet som ett träd, där varje gren representerar en delaktivitet, skapas en tydlig översikt över vad som ska göras. Diagrammet följer 100%-regeln: allt arbete som ingår i projektet ska vara representerat, och inget utanför projektets scope får inkluderas. WBS används ofta som grund för logiknät, GANTT-scheman och resursplanering. Det utvecklas vanligtvis i en workshop med projektteamet, där man börjar med slutmålet och bryter ner arbetet steg för steg bakåt i flödet.

Fördelar

Bryter ner komplexitet: Gör stora projekt hanterbara genom att dela upp dem i mindre delar.
Visualiserar projektets omfattning: Ger en tydlig bild av vad som ingår och vad som inte gör det.
Följer 100%-regeln: Säkerställer att allt arbete är inkluderat och inget utanför scope.
Skapar samsyn i teamet: Alla ser samma struktur och förstår sina roller.
Underlättar delegering: Tydlig ansvarsfördelning på arbetspaketnivå.
Förbättrar kommunikationsvägar: WBS fungerar som en gemensam referenspunkt.
Stödjer logiknät och GANTT-scheman: WBS är grunden för tidsplanering och resursallokering.
Underlättar kostnadsberäkning: Varje arbetspaket kan kopplas till budget.
Gör framdrift mätbar: Möjliggör spårning av status och leveranser.
Identifierar risker tidigt: Risker kan lokaliseras på specifika nivåer i strukturen.
Minskar förändringsbehov: En komplett WBS minimerar sena justeringar.
Stärker kvalitetskontroll: Varje del kan granskas separat för att säkerställa standard.
Främjar standardisering: WBS kan återanvändas och anpassas för liknande projekt.
Stödjer Kaizen: Gör det lätt att identifiera förbättringsområden i varje del.
Kopplar till visuell styrning: Kan integreras med Andon, 5S och andra Lean-verktyg.
Pedagogiskt verktyg: Hjälper nya medarbetare att förstå projektets struktur.
Stödjer traineeprogram: Kan användas för att visa progression och lärandemål.
Underlättar kompetensmatriser: Varje arbetspaket kan kopplas till kompetenskrav.

Nackdelar

Fokus på ”vad” snarare än ”hur” eller ”varför”: WBS visar ”vad” som ska göras, men inte ”hur” det ska göras eller ”varför” det är viktigt.
Ingen tidsdimension: WBS saknar information om när aktiviteter ska ske, vilket kräver komplettering med t.ex. GANTT-schema.
Kan bli för detaljerad eller för ytlig: Svårt att hitta rätt nivå av nedbrytning, särskilt i komplexa projekt.
Missförstånd kring ansvar: Om arbetspaket inte är tydligt kopplade till roller kan ansvarsfördelningen bli oklar.
Övertro på struktur: WBS kan ge en falsk känsla av kontroll om den inte är dynamisk och uppdateras löpande.
Svårt att hantera förändringar: Om projektet förändras snabbt kan WBS bli inaktuell och kräva omstrukturering.
Inte idealisk för agila metoder: WBS passar bäst för sekventiella projekt, mindre för iterativa eller agila arbetssätt.
Tidskrävande att skapa: Att facilitera en workshop och få samsyn kring strukturen kräver tid och engagemang.
Kräver erfarenhet: Ovana team kan ha svårt att bryta ner arbetet korrekt, vilket leder till luckor eller överlapp.
Risk för slöseri (muda): Om WBS skapas utan koppling till värdeflöde eller kundnytta kan onödiga aktiviteter inkluderas.
Kan motverka flödestänk: Trädstrukturen fokuserar på delar snarare än helhet, vilket kan skymma systemperspektivet.
Svagt stöd för användarbehov: WBS utgår från projektets leveranser, inte från användarens upplevelse eller behov.
Kan marginalisera tvärfunktionella insikter: Om strukturen följer traditionella silos riskerar man att missa viktiga kopplingar mellan roller.

Steg-för-steg-guide

Definiera slutmålet: Börja med att tydligt formulera projektets slutleverans eller mål. ex “Lansera ny produkt”, “Genomföra utbildning”, “Införa Lean-koncept”.
Samla rätt personer: Bjud in projektteamet och relevanta intressenter till en workshop. Säkerställ representation från olika roller (UX, produktion, ledning, etc.).
Skapa trädstrukturen: Använd Post-it-lappar eller digitala verktyg för att brainstorma delaktiviteter. Placera huvudmålet överst och bryt ner det i större delmål eller faser. Fortsätt bryta ner varje delmål till mindre arbetspaket tills du når hanterbar nivå.
Tillämpa 100%-regeln: Kontrollera att hela projektets arbete är inkluderat dvs inget mer, inget mindre. Ta bort aktiviteter som inte direkt bidrar till projektets mål.
Granska och justera: Gå igenom strukturen tillsammans ”Är något oklart, överlappande eller saknas”? Justera namn, nivåer och kopplingar för att skapa tydlighet.
Dokumentera och visualisera: Sätt upp strukturen i ett digitalt verktyg (t.ex. Miro, Lucidchart, PowerPoint). Använd färgkodning för faser, ansvar eller status om det är relevant.
Koppla till planering: Använd WBS som grund för att skapa logiknät, GANTT-schema, resursplan och budget. Varje arbetspaket kan kopplas till ansvarig roll, tidsram och kostnad.
Underhåll och uppdatera: Revidera WBS vid större förändringar i projektet. Använd den som ett levande dokument för uppföljning och kommunikation.

Organisation

Ett WBS-diagram är inte bara ett verktyg för projektplanering, det är en gemensam struktur som förenar olika roller kring ett gemensamt mål. Genom att bryta ner projektet i hanterbara arbetspaket skapas en tydlig översikt som varje befattning kan använda utifrån sitt perspektiv och ansvar.

Projektledaren: leder arbetet med att ta fram WBS-strukturen, ofta genom en workshop där målet definieras och arbetet bryts ner enligt 100%-regeln. Projektledaren säkerställer att varje del är tydligt kopplad till tidplan, budget och ansvar.
Lean-koordinatorn: bidrar med ett värdeflödesperspektiv och ser till att arbetspaketen stödjer effektivitet, eliminerar slöseri och följer Lean-principer. WBS blir ett verktyg för att identifiera förbättringsområden och standardisera arbetssätt.
UX-designern: tillför användarcentrerade insikter och säkerställer att strukturen speglar användarbehov och upplevelse. Genom att koppla arbetspaket till personas, scenarier och designmål blir WBS ett stöd för inkluderande utveckling.
Produktägaren: använder WBS för att prioritera leveranser utifrån affärsvärde och kundnytta. Arbetspaketen blir en konkret grund för roadmap och beslutsfattande.
Utvecklare och tekniker: bidrar med teknisk nedbrytning av leveranser, identifierar beroenden och resurser, och säkerställer att varje arbetspaket är genomförbart.
HR och rekryterare: använder WBS för att koppla aktiviteter till kompetenskrav, onboarding och traineeprogram. Strukturen kan integreras med kompetensmatriser och utbildningsplaner.
Kvalitetsansvariga: säkerställer att varje arbetspaket har tydliga kvalitetsmål och kontrollpunkter, vilket gör det lättare att följa upp och förbättra.
Ekonomer och controllers: använder WBS som underlag för kostnadsuppskattning, uppföljning och rapportering. Varje arbetspaket kan kopplas till budget och resursförbrukning.
Förändringsledare: ser till att WBS stödjer kulturell och organisatorisk transformation. Genom att koppla aktiviteter till beteendeförändringar och lärande skapas en helhet som främjar långsiktig utveckling.
Scrum Masters och agila coacher: hjälper till att översätta WBS till sprintmål eller backlog, särskilt i hybridprojekt där traditionell planering möter agila metoder.
Traineer och nyanställda: använder WBS som ett pedagogiskt verktyg för att förstå projektets struktur, sin roll och hur deras arbete bidrar till helheten.

WBS diagram som del i ett Hållbarhetsarbete

Hållbarhetsarbete är en viktig del av att skapa en hållbar framtid för både företag och samhälle. Hållbarhetsarbete är inte bara bra för miljön och samhället, det kan också leda till ekonomiska fördelar. Företag som arbetar med hållbarhet kan förbättra sitt rykte, attrahera och behålla kunder och anställda, samt minska kostnader genom effektivare resursanvändning.

Hållbarhet handlar om att tillgodose dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Det omfattar tre huvudområden:

Miljömässig hållbarhet: Att skydda och bevara naturresurser och ekosystem.
Social hållbarhet: Att främja rättvisa, jämlikhet och goda arbetsförhållanden.
Ekonomisk hållbarhet: Att skapa långsiktig ekonomisk tillväxt utan att skada miljön eller samhället.

Hur införandet av ett WBS diagram kan bidra till företagets hållbarhetsarbete

Nedbrytningen som sker i ett WBS‑diagram gör mer än att skapa struktur i ett projekt. När det används medvetet blir det ett konkret verktyg för att integrera hållbarhet i både planering, genomförande och uppföljning. Att införa ett Work Breakdown Structure (WBS) i företagets projektmodell skapar inte bara tydlighet och kontroll, det öppnar också för ett mer systematiskt och mätbart hållbarhetsarbete. Genom att bryta ned projektet i hanterbara delar blir det möjligt att synliggöra hållbarhetsaspekter som annars riskerar att hamna i skymundan.

Hållbarhet integreras tidigt och på rätt nivå: WBS gör det möjligt att koppla hållbarhetskrav direkt till aktiviteter, delmoment och leverabler. Det innebär att miljömässiga, sociala och ekonomiska hänsyn inte läggs på i efterhand, utan byggs in från start. Exempelvis kan varje delmoment få definierade hållbarhetskriterier, såsom energiförbrukning, materialval, arbetsmiljö eller social påverkan.
Tydligare ansvar och ägarskap: När aktiviteter bryts ned blir det också tydligt vem som ansvarar för vilka hållbarhetsrelaterade beslut. Det minskar risken för att hållbarhetsfrågor “faller mellan stolarna” och skapar en kultur där varje roll förstår sin del i helheten. Detta stärker både ansvarstagande och transparens.
Möjlighet att mäta, följa upp och förbättra: Ett WBS‑diagram gör det enklare att koppla mätetal och indikatorer till specifika aktiviteter. Det kan handla om resursförbrukning, avfallsmängder, tids- och energibesparingar, sociala effekter, kostnadsoptimering. När hållbarhetsdata knyts till konkreta arbetsmoment blir förbättringsarbetet mer faktabaserat och mindre abstrakt.
Stöd för riskhantering och förebyggande arbete: Genom att synliggöra alla delmoment blir det lättare att identifiera hållbarhetsrisker tidigt exempelvis leverantörsrisker, arbetsmiljöutmaningar eller miljöpåverkan. WBS skapar en struktur där risker kan hanteras proaktivt, snarare än reaktivt.
Effektivare resursanvändning: WBS hjälper team att se var resurser används, var det finns slöseri och var synergier kan uppstå. Detta ligger helt i linje med både Lean‑principer och hållbarhetsmål: mindre spill, bättre flöden och mer värde per insatt resurs.
Underlättar kommunikation och samsyn: När hållbarhetskrav visualiseras i WBS‑strukturen blir de begripliga för alla roller, från ledning till operativa team. Det skapar en gemensam förståelse för hur hållbarhet påverkar projektets omfattning, tidplan och budget, och stärker den interna dialogen kring prioriteringar.

Identifiera och minska resursslöseri inom olika hållbarhetskategorier

Ett Work Breakdown Structure (WBS) är mer än en projektstruktur. När det används strategiskt blir det ett kraftfullt analysverktyg för att synliggöra resursslöseri och koppla konkreta förbättringar till hållbarhetsmål. Genom att bryta ned projektet i tydliga delmoment kan organisationen identifiera var energi, material, tid, pengar och mänskliga resurser förbrukas och var onödigt spill uppstår. Hur WBS kan användas inom olika hållbarhetskategorier.
Energi: WBS gör det möjligt att kartlägga energiförbrukning per aktivitet. Det skapar underlag för att identifiera energitunga moment (maskiner, transporter, IT‑drift), synliggöra onödiga väntetider eller ineffektiva processer, planera energisnåla alternativ, exempelvis optimerade körscheman eller energieffektiv utrustning, När energiförbrukning kopplas till specifika arbetsmoment blir det lättare att prioritera åtgärder som ger störst effekt.

Material: Genom att bryta ned leverabler och delmoment synliggör WBS var material används, var överdimensionering sker, var dubbelarbete eller felaktiga beställningar uppstår, var standardisering kan minska variation och spill. Det gör det möjligt att införa smartare materialval, återbruk och mer precisa beställningar.
Avfall: WBS hjälper team att se vilka aktiviteter som genererar avfall och varför. Det kan handla om spill från produktion, kassationer på grund av fel, förpackningsavfall, avfall från installationer eller byggmoment. När avfall kopplas till specifika aktiviteter kan organisationen införa förebyggande åtgärder, exempelvis Poka Yoke, förbättrade instruktioner eller bättre kvalitetskontroller.
Transport och logistik: Genom att visualisera alla transportrelaterade aktiviteter kan WBS avslöja onödiga transporter, dålig ruttplanering, ineffektiva leveransfönster, bristande samordning mellan team eller leverantörer. Det öppnar för förbättringar som samlastning, digital planering, kortare transportkedjor och bättre koordinering.
Vatten: I verksamheter där vatten används i processer, rengöring eller kylning kan WBS identifiera vattenintensiva moment, synliggöra läckage, överanvändning eller onödiga spolningar, koppla vattenförbrukning till specifika maskiner eller rutiner. Det möjliggör åtgärder som återcirkulation, optimerade rengöringsrutiner och investeringar i vattensnåla system.
Social hållbarhet: WBS gör det möjligt att koppla sociala aspekter till aktiviteter, exempelvis arbetsmiljörisker, belastningstoppar, otydliga ansvarsförhållanden, moment som kräver särskild kompetens eller utbildning. Genom att synliggöra dessa kan organisationen skapa säkrare arbetsmoment, jämnare arbetsbelastning och bättre förutsättningar för inkludering och delaktighet.
Ekonomisk hållbarhet: När varje aktivitet får en tydlig kostnadsbild blir det enklare att identifiera slöseri i form av väntetider, omarbete och ineffektiva flöden, koppla kostnader till resurser och risker, prioritera förbättringar som ger störst ekonomisk effekt. WBS skapar en transparent struktur där ekonomiska beslut baseras på fakta snarare än antaganden.

Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?

Vi erbjuder uppdragsbemanning ex produktionstekniker som en resurs vid genomförandet eller projektledare för bästa styrning. Planerar ni att införa flera Lean koncept, ta då in en Lean Coordinator som hjälper er med en övergripande Lean strategi.

Intresserad?

Rekrytering | Bemanning | Utbildning

mikael@hybridwork.se

073-9282441

”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”

Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.

”Timelinespel, ett Gamification event. Företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”

Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.

”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för koncepten och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”

Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.

”Ge rätt förutsättning vid införandet av koncepten med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”

Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.

”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”

Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.