”Hitta rätt person – Top Talent”
Koncept som stöd i rekryteringsprocessen
Vad innebär en rekryteringsplan och vad ingår?
En Rekryteringsplan är ett strategiskt dokument som beskriver hur en organisation ska gå tillväga för att attrahera, identifiera och anställa rätt kandidater för sina behov. Att göra en projektplan hjälper till att säkerställa att man levererar rekryteringsuppdraget i tid och enligt budget genom att tydligt beskriva varje process, aktivitet, fas och fakta som krävs för att slutföra det.
Planen beskriver också satt projekttidsram, inklusive milstolpar och resurser som krävs. Enkelt uttryckt fungerar planen, som en guide eller färdguide till alla som berörs och hjälper till att hålla sig på rätt spår. Planen måste också vara: smart, resultatdriven, marknadsföringsinriktad, prisvärd, realistisk och målinriktad.
Genom att ha en välstrukturerad rekryteringsplan kan organisationer säkerställa en effektiv och framgångsrik rekryteringsprocess.
Komponenter
- Mål och syfte: Definiera vad organisationen vill uppnå med rekryteringen. Detta kan inkludera att fylla specifika roller, öka mångfalden eller förbättra företagets kompetensprofil. Är det för att utöka personalstyrkan, fylla en vakans eller ett vikariat mm.
- Behovsanalys: Identifiera vilka kompetenser och erfarenheter som behövs för att uppfylla organisationens mål. Detta innebär att analysera nuvarande personalstyrka och framtida behov.
- Kravprofil: Skapa detaljerade kravprofiler för de roller som ska rekryteras. Detta inkluderar nödvändiga kvalifikationer, erfarenheter och personliga egenskaper.
- Rekryteringskanaler: Bestäm vilka kanaler som ska användas för att nå ut till potentiella kandidater. Detta kan inkludera jobbportaler, sociala medier, rekryteringsföretag och interna nätverk.
- Tidsplan: Sätt upp en tidsplan för rekryteringsprocessen, inklusive viktiga milstolpar som annonsering, urval, intervjuer och anställning. För att sätta tidsplanen med alla ingående aktiviteter, använder vi programmet Microsoft Project.
- Budget: Fastställ en budget för rekryteringen, inklusive kostnader för annonsering, rekryteringsverktyg och eventuella rekryteringsföretag.
- Urvalsprocess: Beskriv hur urvalsprocessen ska genomföras, inklusive metoder för cv-granskning, intervjuer, tester och referenstagning.
- Utvärdering och uppföljning: Planera för hur rekryteringsprocessen ska utvärderas och följas upp för att säkerställa att målen uppnås och för att identifiera förbättringsområden.
Fördelar
- Tydlig riktning: Alla involverade vet vad som ska göras, när och hur.
- Målstyrning: Rekryteringen kopplas till företagets övergripande mål.
- Förbättrad träffsäkerhet: Ökar chansen att hitta rätt kandidat för rätt roll.
- Tidsbesparing: En tydlig tidsplan med milstolpar minskar förseningar.
- Standardiserade processer: Gör det lättare att följa upp och förbättra.
- Snabbare onboarding: Förbereder organisationen för att ta emot nya medarbetare effektivt.
- Kostnadskontroll: Budgeten är tydlig och hjälper till att undvika oväntade utgifter.
- Minskad felrekrytering: Rätt urvalsmetoder minskar risken för dyra misstag.
- Effektiv resursanvändning: Rätt personer gör rätt saker vid rätt tidpunkt.
- Ökad transparens: Alla vet vad som förväntas och hur processen ser ut.
- Bättre kandidatupplevelse: En strukturerad process ger ett professionellt intryck.
- Stärkt arbetsgivarvarumärke: Visar att företaget är seriöst och organiserat.
- Utvärdering och förbättring: Möjlighet att analysera vad som fungerade och vad som kan förbättras.
- Kompetensutveckling: Rekryteringsplanen kan kopplas till traineeprogram och certifieringar.
- Datadrivet beslutsfattande: Med stöd från verktyg som IKM Manager och Power BI.
- Gamification: Företagsspel som ”Timelinespel” främjar lärande och teambuilding.
- Mentorskap och arbetsprover: Gör rekryteringen mer dynamisk och utvecklande.
- Individanpassade traineeprogram: Hjälper nyanställda att lyckas och växa.
Nackdelar
- Tidskrävande: Att skapa en detaljerad plan tar tid och resurser, särskilt om flera roller ska tillsättas. Planering kan fördröja själva rekryteringsstarten om processen blir för tung.
- Risk för stelhet: En alltför strikt plan kan göra det svårt att anpassa sig till förändrade behov eller oväntade möjligheter. Flexibilitet kan gå förlorad om planen inte tillåter snabba beslut.
- Kostnader: Verktyg som Microsoft Project, externa projektledare eller rekryteringskonsulter kan bli kostsamma. Om planen inte leder till rätt kandidater kan investeringen kännas bortkastad.
- Begränsad kreativitet: Standardiserade processer kan minska utrymmet för nytänkande och personliga bedömningar. Kandidater kan uppleva processen som opersonlig eller mekanisk.
- Överadministration: För mycket dokumentation och uppföljning kan ta fokus från själva mötet med kandidater. Risk att HR fastnar i rapportering snarare än att bygga relationer.
- Svårigheter vid förändring: Om organisationens behov förändras snabbt (t.ex. omstrukturering eller nya affärsmål) kan planen bli inaktuell. Uppdatering av planen kräver tid och samordning.
Steg-för-steg-guide
- Definiera mål och syfte: Vad vill du uppnå med rekryteringen? Fyll en vakans? Utöka personalstyrkan? Öka mångfalden? Stärka kompetensprofilen?
- Gör en behovsanalys: Analysera nuvarande personalstyrka. Identifiera kompetensluckor. Bedöm framtida behov utifrån affärsmål.
- Skapa kravprofiler: Lista kvalifikationer, erfarenheter och personliga egenskaper. Anpassa efter rollens ansvar och mål.
- Välj rekryteringskanaler: Jobbportaler, Sociala medier, Rekryteringsföretag, Interna nätverk
- Sätt en tidsplan: Använd t.ex. Microsoft Project för att planera. Annonsering, Urval, Intervjuer, Anställning
- Fastställ budget: Kostnader för annonsering, verktyg, konsulter, tester
- Utforma urvalsprocessen: CV-granskning, Intervjuer, Tester, Referenstagning
- Planera utvärdering och uppföljning: Mät om målen uppnåtts. Identifiera förbättringsområden. Dokumentera lärdomar för framtida rekryteringar.
- Implementera stödverktyg: Använd IKM Manager för att standardisera arbetssätt. Visualisera aktiviteter med Power BI. Skapa kompetensmatriser och projektbudget.
- Stärk onboarding och utveckling: Skapa traineeprogram med tydliga mål. Använd mentorskap, arbetsprover och företagsspel (t.ex. Timelinespel). Certifiera nyanställda med Green Card-konceptet.
Organisation
En rekryteringsplan är ett strategiskt dokument som hjälper organisationer att attrahera, identifiera och anställa rätt kandidater. För att planen ska bli framgångsrik krävs samarbete mellan flera olika befattningar, där varje roll bidrar med sin specifika kompetens.
- Projektledaren: har det övergripande ansvaret för rekryteringsprojektet. Skapar en projektplan med tydliga tidsramar, milstolpar och budget, och ser till att alla aktiviteter genomförs enligt plan. Projektledaren fungerar som navet i processen och säkerställer att alla involverade parter är samordnade.
- HR-chefen eller HR-specialisten: ansvarar för behovsanalysen och kravprofilen. De definierar vilka kompetenser som behövs, säkerställer att rekryteringen följer lagar och interna riktlinjer, och utformar urvalsprocessen. De är också ofta involverade i intervjuer och slutgiltiga beslut.
- Rekryteraren: arbetar operativt med att annonsera tjänster, kontakta kandidater, genomföra intervjuer och ta referenser. Hen är den som har mest kontakt med kandidaterna och driver processen framåt på daglig basis.
- Grafisk designer: bidrar med att skapa visuellt material för annonser och intern kommunikation. Detta stärker arbetsgivarvarumärket och gör rekryteringsbudskapet mer tilltalande.
- IKM Manager-användaren: arbetar med IT-stödet som visualiserar aktiviteter, status och framdrift. Programmet hjälper till att standardisera arbetssätt och kopplas ofta till affärssystem eller visualiseringsverktyg som Power BI.
- Mentorer och handledare: spelar en viktig roll i onboarding och traineeprogram. De ger stöd till nyanställda, följer upp lärande och bidrar till att individen snabbt kommer in i rollen.
- Affärsområdeschefer och linjechefer: definierar kompetensbehovet utifrån verksamhetens mål. De är ofta med i intervjuer och har sista ordet i anställningsbeslutet.
- Traineeansvariga: utformar individuella utbildningsprogram med aktiviteter, arbetsprover och mentorskap. Målet är att ge nyanställda rätt förutsättningar att lyckas och samtidigt utveckla organisationen.
- Ledningsgruppen: godkänner den strategiska inriktningen, budgeten och övergripande mål för rekryteringen. De säkerställer att rekryteringsplanen är i linje med företagets långsiktiga strategi.
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex rekryterare som en resurs vid hela eller som en del av rekryteringsprocessen och för bästa styrning, boka projektledare. Behöver ni kommunicera grafiskt internt eller externt, anlita grafisk designer.
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för koncepten och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av koncepten med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
