Proposal activity

Lean

”LEAN hjälper till att förbättra effektiviteten och eliminera slöseri”

Koncept att integrera & utveckla

Vad innebär konceptet Lean Proposal activity?

Förslagsverksamhet är ett systematiskt sätt för industriföretag att samla in, utvärdera och implementera idéer från sina anställda. Det är en metod som inte bara främjar innovation utan också stärker medarbetarnas engagemang och bidrar till företagets långsiktiga framgång.

Syfte och mål

Uppmuntra medarbetare att bidra med idéer för att förbättra processer, produkter eller arbetsmiljön.
Skapa en kultur av kontinuerlig förbättring och innovation.
Öka företagets konkurrenskraft genom att implementera kostnadseffektiva och kreativa lösningar.

Fördelar

Ökad effektivitet: Genom att implementera medarbetarnas idéer kan företag minska slöseri och förbättra processer.
Engagerade medarbetare: När anställda känner att deras idéer värdesätts, ökar deras motivation och engagemang.
Kostnadsbesparingar: Många förslag leder till minskade kostnader, exempelvis genom energieffektivisering eller optimering av resurser.
Förbättrad arbetsmiljö: Förslag som fokuserar på säkerhet och trivsel bidrar till en bättre arbetsmiljö.
Innovation och konkurrensfördelar: Förslagsverksamhet kan generera innovativa lösningar som ger företaget en fördel gentemot konkurrenter.
Medarbetarnas utveckling: När anställda uppmuntras att bidra med idéer ökar deras problemlösningsförmåga och kreativitet, vilket gynnar både individen och organisationen.
Ökad lönsamhet: Genom att implementera kostnadseffektiva idéer som minskar spill, energiåtgång eller tid, kan företaget öka sin lönsamhet.
Snabb identifiering av problem: Medarbetare som arbetar nära processerna kan snabbt identifiera problemområden och ge förslag på lösningar innan de eskalerar.
Stärkt samarbetskultur: Att inkludera medarbetare i förbättringsarbetet främjar en kultur av samarbete och delat ansvar för företagets framgång.
Förbättrad hållbarhet: Förslag från anställda kan leda till miljövänliga förbättringar, såsom effektivare resursanvändning eller minskade utsläpp.
Minskad personalomsättning: När medarbetare känner att deras åsikter och idéer värdesätts, ökar deras lojalitet och trivsel, vilket kan minska omsättningen.
Anpassning till förändringar: Förslagsverksamhet hjälper företag att snabbt anpassa sig till förändringar i marknaden eller lagkrav genom att dra nytta av medarbetarnas insikter.
Förbättrad arbetsmiljö och säkerhet: Många idéer fokuserar på att förbättra arbetsmiljön, vilket leder till säkrare och mer produktiva arbetsplatser.

Nackdelar

Resurskrävande: Implementering av en förslagsverksamhet kan kräva betydande tid och resurser för att skapa system, bedöma förslag och ge återkoppling.
Överflöd av idéer: Ett stort antal inkomna förslag kan överväldiga utvärderingsprocessen, vilket leder till förseningar eller att värdefulla idéer förbises.
Svårigheter med genomförande: Vissa förslag kan vara svåra eller dyra att implementera, vilket kan skapa frustration hos anställda om deras idéer inte realiseras.
Risk för konflikter: Om vissa idéer prioriteras framför andra eller om belöningssystemet upplevs som orättvist, kan det leda till missnöje bland medarbetarna.
Begränsad kreativitet: Medarbetarna kan känna sig begränsade av riktlinjer eller kriterier för förslagsverksamheten, vilket kan hämma deras kreativitet.
Fokus på kortsiktiga lösningar: Förslagsverksamheten kan ibland främja idéer som löser akuta problem men inte tar hänsyn till långsiktiga mål eller strategier.
Administrativ börda: Att hantera en stor volym förslag kan skapa en administrativ belastning för företaget.
Motstånd från ledningen: Utan starkt stöd från ledningen kan förslagsverksamheten sakna tyngd och engagemang, vilket begränsar dess effektivitet.

Framgångsfaktorer

För att en förslagsverksamhet ska vara framgångsrik krävs:

Ledningens stöd: Ett tydligt engagemang från ledningen är avgörande för att skapa en kultur där förslag uppmuntras och tas på allvar.
Snabb respons: Förslag bör utvärderas och besvaras snabbt för att upprätthålla medarbetarnas intresse.
Tydliga riktlinjer: Klara kriterier för vad som utgör ett bra förslag och hur processen fungerar är viktigt.
Belöningssystem: Ett rättvist och transparent belöningssystem motiverar medarbetarna att delta.

Steg-för-steg Guide

Definiera syfte och mål: Bestäm vad förslagsverksamheten ska uppnå, exempelvis förbättrad effektivitet, minskat resursslöseri eller ökad medarbetarengagemang. Koppla verksamheten till företagets övergripande mål och strategi.
Skapa tydliga riktlinjer: Utveckla riktlinjer för vad som utgör ett relevant förslag (exempel: innovation, processförbättringar, säkerhet, hållbarhet). Kommunicera tydligt vilka kriterier som används för att utvärdera förslag.
Upprätta ett enkelt insamlingssystem: Implementera ett användarvänligt system för att samla in förslag, till exempel digitala plattformar eller fysiska formulär. Säkerställ att alla anställda har tillgång till systemet och vet hur det används.
Bilda en förslagskommitté: Skapa en grupp med medarbetare från olika avdelningar som kan utvärdera inkomna förslag. Utbilda kommittén i utvärderingskriterier och beslutsprocesser.
Utvärdera och prioritera förslag: Granska förslagen regelbundet och bedöm dem baserat på genomförbarhet, kostnad och potentiella fördelar. Prioritera förslag som har störst effekt på verksamheten.
Implementera godkända förslag: Förvandla utvalda förslag till konkreta åtgärder med en tydlig plan för genomförande. Involvera medarbetarna i implementeringsfasen för att säkerställa engagemang och framgång.
Följ upp och mät resultat: Övervaka genomförda förslag och utvärdera deras resultat mot förväntade mål. Dokumentera lärdomar för framtida förbättringar av förslagsverksamheten.
Belöna och erkänn medarbetarna: Inför ett belöningssystem för framgångsrika förslag, exempelvis ekonomiska incitament, diplom eller annat erkännande. Kommunicera framgångarna för att inspirera fler att delta.
Främja en förbättringskultur: Uppmuntra kontinuerlig datainsamling och återkoppling för att stärka engagemanget i förslagsverksamheten. Använd interna kanaler som nyhetsbrev eller möten för att sprida inspiration och goda exempel.
Utvärdera och förbättra systemet: Granska verksamheten regelbundet för att identifiera förbättringsmöjligheter i processen. Justera riktlinjer, kriterier eller belöningssystem för att möta nya behov och utmaningar.

Organisation

Olika befattningar inom industriföretag spelar olika roller i förslagsverksamheten, och deras samverkan är avgörande för att skapa en framgångsrik och hållbar process.

Ledning: Sätter riktlinjer och mål för förslagsverksamheten, säkerställer att den är i linje med företagets strategi. Ger stöd och resurser för att implementera förslag och skapar en kultur där idéer värdesätts.
Förslagskommitté: Utvärderar inkomna förslag baserat på kriterier som genomförbarhet, kostnad och potentiella fördelar. Säkerställer att processen är rättvis och transparent.
Avdelningschefer: Uppmuntrar sina team att delta i förslagsverksamheten och fungerar som en länk mellan medarbetarna och ledningen. Hjälper till att implementera förslag inom sina avdelningar och övervakar resultaten.
Medarbetare: Identifierar problem och möjligheter i sina dagliga arbetsuppgifter och lämnar in förslag. Deras insikter från det operativa arbetet är ofta avgörande för att hitta praktiska lösningar.
HR-avdelningen: Utformar belöningssystem och kommunicerar förslagsverksamhetens syfte och process till medarbetarna. Skapar incitament och erkännande för att motivera deltagande.
Ekonomiavdelningen: Analyserar de ekonomiska effekterna av implementerade förslag. Säkerställer att förslagen är kostnadseffektiva och bidrar till företagets lönsamhet.
IT-avdelningen: Tillhandahåller tekniska lösningar för att samla in och hantera förslag. Skapar användarvänliga system för att underlätta processen.

Lean-anpassat Poängsystem Maxpoäng: 150

Detta system anpassar sig efter Lean-principerna, där fokus ligger på värdeflöden, standardisering, slöserireducering och kontinuerlig förbättring.

Eliminering av Slöseri (Muda) (0–30 poäng)

0–10 poäng: Reducerar något slöseri (t.ex. onödiga transporter eller väntetid).
11–20 poäng: Minskar slöseri av tid, resurser eller material betydligt.
21–30 poäng: Helt eliminerar ett eller flera slöseri (t.ex. överproduktion, defekter).

Förbättring av Flöde & Processer (0–25 poäng)

0–10 poäng: Gör en del av processen smidigare.
11–20 poäng: Skapar tydliga förbättringar i arbetsflödet.
21–25 poäng: Skapar ett jämnt och optimerat flöde med minimal variation.

Kundvärde & Kvalitet (0–20 poäng)

0–5 poäng: Mindre förbättring av kundupplevelsen.
6–10 poäng: Leder till högre kvalitet och bättre kundnöjdhet.
11–20 poäng: Skapar ett stort mervärde för kunden, eliminerar fel & problem.

Standardisering & Visuellt Ledarskap (0–15 poäng)

0–5 poäng: Underlättar arbetsinstruktioner.
6–10 poäng: Skapar tydligare standardisering och minskar variationer i arbetssätt.
11–15 poäng: Inför visuella verktyg (t.ex. 5S, Kanban) som ger långsiktig effekt.

Säkerhet & Ergonomi (0–15 poäng)

0–5 poäng: Mindre förbättring av arbetsmiljön.
6–10 poäng: Påtaglig minskning av risker och belastning.
11–15 poäng: Eliminerar farliga moment och skapar en trygg arbetsplats.

Hållbarhet & Resursoptimering (0–15 poäng)

0–5 poäng: Minskad användning av resurser.
6–10 poäng: Skapar tydliga miljöfördelar och reducerar energiförbrukning.
11–15 poäng: Inför cirkulära lösningar och hållbarhet i kärnverksamheten.

Enkel Implementering & Skalbarhet (0–15 poäng)

0–5 poäng: Kräver mycket resurser eller anpassningar.
6–10 poäng: Genomförbart inom vissa avdelningar utan större hinder.
11–15 poäng: Lätt att implementera och kan enkelt spridas till hela företaget.

Engagemang & Förbättringskultur (0–15 poäng)

0–5 poäng: Mindre involvering av teamet.
6–10 poäng: Involverar flera personer och främjar förbättringsarbete.
11–15 poäng: Driver en kulturförändring och inspirerar till kontinuerlig förbättring (Kaizen).

Poängbaserad Ersättning i Lean-kontext

0–30 poäng: Ingen ersättning, men erkännande av insatsen.
31–60 poäng: Symbolisk belöning (t.ex. biobiljett, presentkort, Lean-diplom).
61–90 poäng: 1000–10 000 kr, beroende på förbättringens effekt.
91–120 poäng: 10 000–50 000 kr, för stora process- eller kvalitetsförbättringar.
121–150 poäng: 50 000 kr eller mer, om förslaget leder till stora kostnadsbesparingar, ökad kundnöjdhet eller strategisk konkurrensfördel.

Proposal activity förslagsverksamhet som del i ett Hållbarhetsarbete

Hållbarhetsarbete är en viktig del av att skapa en hållbar framtid för både företag och samhälle. Hållbarhetsarbete är inte bara bra för miljön och samhället, det kan också leda till ekonomiska fördelar. Företag som arbetar med hållbarhet kan förbättra sitt rykte, attrahera och behålla kunder och anställda, samt minska kostnader genom effektivare resursanvändning.

Hållbarhet handlar om att tillgodose dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Det omfattar tre huvudområden:

Miljömässig hållbarhet: Att skydda och bevara naturresurser och ekosystem.
Social hållbarhet: Att främja rättvisa, jämlikhet och goda arbetsförhållanden.
Ekonomisk hållbarhet: Att skapa långsiktig ekonomisk tillväxt utan att skada miljön eller samhället.

Hur införandet av ett Proposal activity förslagsverksamhet kan bidra till företagets hållbarhetsarbete

Införandet av en strukturerad Proposal Activity / förslagsverksamhet är ett av de mest effektiva sätten att integrera hållbarhet i vardagen. Genom att ge medarbetare möjlighet att kontinuerligt identifiera problem, föreslå förbättringar och driva förändring skapas en kultur där hållbarhet inte är ett projekt vid sidan av utan en naturlig del av det dagliga arbetet. Förslagsverksamheten fungerar som en motor för både ekologisk, social och ekonomisk hållbarhet.

Synliggör dolda resursslöserier: Många hållbarhetsutmaningar uppstår i det tysta, energiläckage, onödiga transporter, materialspill, avfall som inte sorteras, ineffektiva rutiner eller sociala risker som aldrig rapporteras. Medarbetare som arbetar nära processerna ser dessa problem först. Genom att fånga upp deras idéer kan företaget minska energi- och vattenförbrukning, minska spill och kassation, förbättra avfallshantering och återvinning, optimera transporter och logistik, identifiera sociala och arbetsmiljörelaterade risker
Skapar ett systematiskt flöde av hållbarhetsidéer: En väl utformad förslagsverksamhet gör hållbarhetsarbetet kontinuerligt och självförnyande. Istället för att hållbarhet drivs av enstaka projekt skapas ett ständigt inflöde av förbättringsförslag. En pipeline av idéer som kan testas, prioriteras och implementeras. En kultur där alla känner ansvar för företagets hållbarhetsmål. Detta stärker både innovationstakten och organisationens förmåga att anpassa sig.
Ökar delaktighet och social hållbarhet: När medarbetare får bidra med idéer ökar engagemang, motivation, stolthet, känslan av att kunna påverka. Detta är centralt för social hållbarhet. Förslagsverksamhet skapar dessutom en mer inkluderande arbetsplats där olika perspektiv tas tillvara, något som ofta leder till bättre lösningar.
Minskar kostnader och stärker ekonomisk hållbarhet: Hållbarhetsförbättringar leder nästan alltid till ekonomiska vinster. Genom förslagsverksamhet kan företaget sänka energi- och materialkostnader. Minska kvalitetsbrister och reklamationer. Effektivisera processer och flöden. Reducera avfallshanteringskostnader. Förkorta ledtider och öka produktivitet. Det gör hållbarhet till en affärsstrategisk fördel, inte en kostnad.
Stärker företagets rapportering och måluppfyllelse: Förslagsverksamhet ger konkreta, mätbara förbättringar som kan kopplas till miljömål. Sociala mål. Ekonomiska mål. Certifieringar (ISO 14001, ISO 45001, ISO 9001). CSRD- och ESG‑rapportering
Bygger en kultur av lärande och förbättring: När förslagsverksamheten integreras i hållbarhetsarbetet skapas en kultur där problem ses som möjligheter, förbättringar sker i små steg, ofta, lärande sker tvärfunktionellt, hållbarhet blir allas ansvar. Detta är en av de mest långsiktigt värdeskapande effekterna.

Identifiera och minska resursslöseri inom olika hållbarhetskategorier

Förslagsverksamhet eller Proposal Activity är en av de mest kraftfulla men ofta underutnyttjade metoderna för att driva hållbar utveckling i organisationer. Genom att systematiskt fånga upp idéer från medarbetare, kunder och partners kan organisationen synliggöra resursslöseri som annars förblir osynligt i vardagen. När förslagsverksamheten kopplas till tydliga hållbarhetskategorier blir den ett verktyg för både kontinuerliga förbättringar och strategisk omställning.

Energi: Förslagsverksamhet hjälper organisationen att identifiera energislöseri som inte syns i traditionella mätningar. Medarbetare kan exempelvis uppmärksamma maskiner som står i standby-läge i onödan. Belysning och ventilation som inte är behovsstyrd. Onödigt energikrävande arbetsmoment. Möjligheter att optimera driftstider eller byta till mer energieffektiva lösningar. Genom att samla in och testa dessa förslag kan organisationen minska energiförbrukningen, sänka kostnader och stärka sin klimatprestanda.
Material: Materialslöseri uppstår ofta i små steg som spill, felbeställningar, överproduktion eller dåliga rutiner. Förslagsverksamhet gör det möjligt att identifiera onödigt spill i produktion eller tjänsteleverans. Föreslå smartare materialval eller återanvändningslösningar. Skapa standardiserade arbetssätt som minskar variation och fel. Upptäcka möjligheter till cirkulära flöden. När medarbetare får mandat att påverka materialflöden ökar både resurseffektivitet och engagemang.
Avfall: Avfall är ofta en konsekvens av bristande processer. Förslagsverksamhet kan bidra till att minska mängden avfall genom bättre planering. Förbättra sortering och återvinning. Identifiera avfallsströmmar som kan bli resurser. Skapa beteendeförändringar genom små, praktiska idéer. Detta leder till både lägre kostnader och minskad miljöpåverkan.
Transport & logistik: Transporter är en stor källa till utsläpp och kostnader. Genom förslagsverksamhet kan organisationen upptäcka ineffektiva rutter eller onödiga transporter. Förbättra lastplanering och samordning. Identifiera möjligheter till digitalisering eller fjärrlösningar. Minska väntetider, tomkörningar och dubbelarbete. Förslagen kommer ofta från de som arbetar närmast flödena – och därför ser problemen först.
Vatten: Vattenanvändning är en kritisk hållbarhetsfråga i många branscher. Förslagsverksamhet kan identifiera läckage, överanvändning eller ineffektiva processer. Föreslå återcirkulation eller rening. Skapa beteendeförändringar i vardagen. Bidra till att minska både förbrukning och kostnader. Små idéer kan ge stora effekter när de skalas upp.
Social hållbarhet: Förslagsverksamhet är i sig en social hållbarhetsmetod, den stärker delaktighet, inflytande och arbetsmiljö. Men den kan också generera idéer som förbättrar säkerhet och ergonomi. Stärker inkludering och rättvisa. Skapar bättre samarbete och kommunikation. Minskar stress och ökar trivsel. När människor får bidra med sina perspektiv ökar både välmående och innovationskraft.
Ekonomisk hållbarhet: Ekonomiska vinster är ofta en direkt följd av minskat slöseri. Genom förslagsverksamhet kan organisationen sänka kostnader genom effektivare processer. Minska kassation, reklamationer och kvalitetsbrister. Förbättra produktivitet och flöden. Skapa en kultur där förbättringar är en naturlig del av arbetet. Ekonomisk hållbarhet blir därmed en konsekvens av att arbeta smartare, inte hårdare.

Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?

Vi erbjuder uppdragsbemanning ex produktionstekniker som en resurs vid genomförandet eller projektledare för bästa styrning. Planerar ni att införa flera Lean koncept, ta då in en Lean Coordinator som hjälper er med en övergripande Lean strategi.

Intresserad?

Rekrytering | Bemanning | Utbildning

mikael@hybridwork.se

073-9282441

”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”

Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.

”Timelinespel, ett Gamification event. Lean Retrospectives företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”

Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.

”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för Lean Retrospectives konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”

Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.

”Ge rätt förutsättning vid införandet av Lean Retrospectives konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”

Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.

”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”

Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.