”LEAN hjälper till att förbättra effektiviteten och eliminera slöseri”
Koncept att integrera & utveckla
Vad innebär konceptet Lean daily management?
Lean Daily Management ”Daglig styrning” är en metod inom Lean som fokuserar på att säkerställa att organisationen kontinuerligt förbättrar sina processer och når sina mål genom dagliga rutiner och uppföljning. Det handlar om att skapa en struktur där team och ledare kan identifiera avvikelser, lösa problem och säkerställa att förbättringar bibehålls över tid.
De grundläggande principerna
De grundläggande principerna för Lean Daily Management, som hjälper organisationer att förbättra effektivitet och kvalitet genom dagliga rutiner och uppföljning.
- Synlighet och transparens: Alla relevanta processer och resultat ska vara tydliga och lättillgängliga för hela organisationen.
- Dagliga möten (Daily Stand-ups): Korta och effektiva möten där teamet går igenom status, identifierar problem och tar beslut om åtgärder.
- Gemba Walks: Ledare går ut i verksamheten för att observera och förstå verkliga arbetsförhållanden.
- Standardiserat arbete: Tydliga rutiner och arbetsmetoder som säkerställer konsekventa resultat.
- Kontinuerlig förbättring (Kaizen): Fokus på att identifiera och eliminera slöseri samt förbättra processer dagligen.
- Mätning och visualisering: Användning av KPI:er, dashboards och whiteboards för att följa upp prestationer och identifiera förbättringsområden.
- Ansvar och engagemang: Alla medarbetare är involverade i förbättringsarbetet och tar ansvar för att lösa problem och optimera arbetsflöden.
Fördelar
- Minskad produktionstid: Genom att identifiera och eliminera ineffektiva processer kan företag minska ledtider och öka produktiviteten.
- Bättre resursanvändning: Optimering av arbetsflöden säkerställer att resurser används effektivt och att slöseri minimeras.
- Proaktiv problemlösning: Istället för att reagera på problem i efterhand kan företag identifiera och åtgärda dem innan de påverkar verksamheten.
- Förbättrad samordning mellan team: Dagliga möten och tydliga kommunikationskanaler stärker samarbetet och skapar en mer sammanhållen organisation.
- Ökat medarbetarengagemang: Genom att involvera anställda i förbättringsprocesser ökar motivationen och ansvarstagandet.
- Koppling mellan strategi och operativt arbete: Lean Daily Management säkerställer att dagliga aktiviteter är i linje med företagets långsiktiga mål.
- Högre säkerhet på arbetsplatsen: Genom att kontinuerligt övervaka och förbättra arbetsprocesser kan företag skapa en säkrare arbetsmiljö.
Nackdelar
- Hög initial kostnad: Implementering av Lean kräver utbildning, omstrukturering av processer och investeringar i nya verktyg, vilket kan vara kostsamt.
- Risk för ökad arbetsbelastning: Lean fokuserar på effektivitet, vilket kan leda till att medarbetare känner sig pressade att arbeta snabbare och hantera fler uppgifter.
- Möjlig stress och utbrändhet: Om Lean inte balanseras med realistiska mål och resurser kan det skapa en arbetsmiljö där medarbetare känner sig överbelastade.
- Fokus på kortsiktiga förbättringar: Lean betonar kontinuerlig förbättring, men det kan ibland leda till att långsiktig strategisk planering hamnar i skymundan.
- Motstånd mot förändring: Medarbetare kan vara skeptiska till Lean-metoden och uppleva den som en extra börda snarare än en förbättring.
Steg-för-steg Guide
- Definiera mål och värdeskapande aktiviteter: Identifiera vilka aktiviteter som skapar värde för kunden och organisationen. Eliminera slöseri och ineffektiva processer genom värdeflödesanalys. Sätt tydliga och mätbara mål kopplade till verksamhetens strategiska riktning.
- Standardisera arbetsflöden och processer: Skapa standardiserade arbetsmetoder för att säkerställa konsekventa resultat. Implementera visuella verktyg som KPI-dashboards, whiteboards och kanban-system för att följa upp prestationer. Dokumentera arbetsprocesser och säkerställ att alla medarbetare förstår dem.
- Inför dagliga möten (Daily Stand-ups): Håll korta och effektiva dagliga möten där teamet går igenom status, identifierar problem och tar beslut om åtgärder. Använd Gemba Walks för att observera arbetsprocesser direkt på plats och identifiera förbättringsområden. Rotera mötesledarskap mellan teammedlemmar för att öka engagemang och ansvarstagande.
- Mät och visualisera resultat: Använd värdeflödesanalys för att förstå och förbättra processer. Implementera PDCA-cykeln (Plan-Do-Check-Act) för kontinuerlig förbättring. Säkerställ att all relevant information är synlig och tillgänglig för hela organisationen.
- Skapa en kultur av kontinuerlig förbättring: Uppmuntra medarbetare att identifiera och föreslå förbättringar genom Kaizen-metoden. Ge teamet verktyg för att lösa problem och förbättra arbetsflöden. Säkerställ att förbättringar bibehålls över tid genom regelbundna uppföljningar.
- Utvärdera och justera: Analysera resultat och justera strategier vid behov. Säkerställ att förbättringar implementeras och att teamet är engagerat i processen. Stärk ledarskapet genom att involvera chefer och medarbetare i förbättringsarbetet.
Organisation
Olika befattningar har olika roller och ansvar inom Lean Daily Management, men alla bidrar till att skapa en effektiv och förbättringsdriven organisation.
- Ledning och chefer: Strategisk styrning Säkerställer att Lean Daily Management är i linje med företagets mål och vision. Gemba Walks besöker arbetsplatsen för att observera och förstå verkliga arbetsförhållanden. Beslutsfattande analyserar data och KPI:er för att fatta strategiska beslut.
- Mellanchefer och teamledare: Dagliga möten Leder Daily Stand-ups där teamet går igenom status och identifierar problem. Processförbättring Implementerar Kaizen-metoden för att driva kontinuerliga förbättringar. Resursallokering Säkerställer att teamet har rätt verktyg och resurser för att utföra sitt arbete effektivt.
- Medarbetare och operativa team: Problemlösning Identifierar och rapporterar avvikelser i arbetsprocesser. Standardiserat arbete Följer etablerade rutiner och bidrar till att förbättra arbetsflöden. Engagemang i förbättringar deltar aktivt i förbättringsinitiativ och föreslår lösningar.
- HR och utbildningsansvariga: Kompetensutveckling säkerställer att medarbetare har rätt utbildning för att arbeta enligt Lean-principer. Kulturbyggande främjar en kultur av kontinuerlig förbättring och ansvarstagande. Feedback och uppföljning utvärderar medarbetares prestationer och ger stöd för utveckling.
- Ekonomi och analys: Mätning och visualisering analyserar KPI:er och ekonomiska data för att identifiera förbättringsområden. Kostnadseffektivitet säkerställer att Lean Daily Management bidrar till ökad lönsamhet. Riskhantering identifierar och hanterar potentiella risker i processerna.
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex produktionstekniker som en resurs vid genomförandet eller projektledare för bästa styrning. Planerar ni att införa flera Lean koncept, ta då in en Lean Coordinator som hjälper er med en övergripande Lean strategi.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
073-9282441
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Lean daily management företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för Lean daily management konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av Lean daily management konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
