”LEAN hjälper till att förbättra effektiviteten och eliminera slöseri”
Koncept att integrera & utveckla
Vad innebär konceptet Hållbar upphandling?
Hållbar upphandling inom Lean handlar om att välja leverantörer, material och tjänster som stödjer både effektivitet och långsiktig hållbarhet. I Lean strävar man efter att eliminera slöseri och det gäller även i inköpsprocessen. Genom att integrera hållbarhetskriterier i upphandlingen, som miljöpåverkan, socialt ansvar och livscykelkostnader, säkerställs att varje inköp bidrar till värde utan att belasta framtiden.
Det innebär att man prioriterar resurssnåla leverantörer, minimerar onödiga transporter, väljer återvinningsbara material och främjar rättvisa arbetsvillkor. Resultatet blir inte bara en mer hållbar leverantörskedja utan också en starkare, mer resilient verksamhet som är rustad för framtidens krav.
Typer
Genom att kombinera Lean med hållbar upphandling skapas en inköpsstrategi som inte bara är kostnadseffektiv, utan också ansvarstagande och framtidssäkrad.
- Miljömedveten upphandling: Inköp av resurssnåla och återvinningsbara material. Val av leverantörer med certifierad miljöledning (t.ex. ISO 14001). Fokus på produkter med låg klimatpåverkan under hela livscykeln.
- Socialt ansvarstagande upphandling: Samarbete med leverantörer som erbjuder goda arbetsvillkor och rättvisa löner. Inkluderar krav på mångfald, jämställdhet och arbetsmiljö. Stödjer lokala aktörer för att främja samhällsutveckling.
- Ekonomiskt hållbar upphandling: Inköp som minimerar slöseri och maximerar värde över tid. Livscykelkostnadsanalys istället för enbart inköpspris. Val av leverantörer som bidrar till stabila och långsiktiga affärsrelationer.
- Just-in-Time-baserad upphandling: Beställning av material och komponenter utifrån faktisk efterfrågan. Minskar lagerkostnader, överproduktion och transportbehov. Kräver nära samarbete och transparens med leverantörer.
- Cirkulär upphandling: Fokus på produkter som kan återanvändas, repareras eller återvinnas. Inköp av tjänster istället för produkter (ex. leasing av utrustning). Främjar cirkulära affärsmodeller och minskar avfall.
- Digital och datadriven upphandling: Användning av digitala verktyg för att analysera hållbarhetsdata från leverantörer. Automatisering av inköpsprocesser för att minska manuella fel och slöseri. Stödjer Lean-principen om standardisering och visuell styrning.
Fördelar
- Minskade koldioxidutsläpp: genom val av klimatsmarta transporter och produkter.
- Mindre avfall: tack vare återanvändning, återvinning och cirkulära lösningar.
- Effektivare resursanvändning: genom att undvika överproduktion och slöseri.
- Stöd till miljöcertifierade leverantörer: som främjar hållbara metoder.
- Bevarande av biologisk mångfald: genom ansvarsfull råvaruhantering.
- Rättvisa arbetsvillkor: hos leverantörer genom krav på socialt ansvar.
- Stärkt lokal ekonomi: genom att prioritera lokala och småskaliga aktörer.
- Ökad inkludering: genom att upphandla från sociala företag eller arbetsintegrerande verksamheter.
- Förbättrad arbetsmiljö: i hela värdekedjan.
- Transparens och etik: i leverantörsledet.
- Lägre livscykelkostnader: genom att välja produkter som håller längre.
- Minskade driftkostnader: tack vare energieffektiva lösningar.
- Färre reklamationer och avbrott: genom bättre kvalitet och hållbar design.
- Stärkt konkurrenskraft: genom att möta kunders och investerares hållbarhetskrav.
- Ökad innovationskraft: genom samarbete med hållbara leverantörer.
- Förbättrat varumärke och rykte: som ansvarstagande aktör.
- Attraktiv arbetsgivare: för medarbetare som värderar hållbarhet.
- Bättre riskhantering: genom att undvika leverantörer med etiska eller miljömässiga brister.
- Stöd för hållbarhetsmål och CSR-strategier.
- Stärkt samarbete i värdekedjan: genom gemensamma hållbarhetsinitiativ.
Nackdelar
Att känna till dessa nackdelar är inte ett hinder, det är en möjlighet att bygga en smartare strategi.
- Högre initiala kostnader: Miljövänliga eller etiskt producerade produkter kan ha ett högre inköpspris. Certifierade leverantörer kan ta mer betalt för att täcka sina hållbarhetskostnader.
- Komplexitet i kravställning: Det kan vara svårt att formulera tydliga och mätbara hållbarhetskrav. Kräver ofta mer tid och kompetens vid upphandlingens utformning.
- Begränsat leverantörsutbud: Färre aktörer uppfyller hållbarhetskraven, särskilt inom vissa branscher. Risk för minskad konkurrens och därmed högre priser eller längre ledtider.
- Bristande transparens: Svårt att verifiera leverantörers hållbarhetsarbete, särskilt i globala kedjor. Risk för greenwashing att leverantörer överdriver sin miljöprofil.
- Längre upphandlingsprocess: Mer omfattande utvärdering och dokumentation krävs. Kan fördröja beslut och implementering.
- Behov av kompetensutveckling: Organisationen kan sakna kunskap om hållbarhetsfrågor. Kräver utbildning och förändringsledning för att lyckas.
- Risk för målkonflikter: Hållbarhetsmål kan krocka med ekonomiska eller tekniska krav, ex en miljövänlig produkt kanske inte är lika hållbar tekniskt eller ekonomiskt.
- Svårigheter att mäta effekt: Effekterna av hållbar upphandling är ofta långsiktiga och svåra att kvantifiera. Kräver uppföljning och indikatorer som inte alltid finns på plats.
Steg-för-steg Guide
- Förankra hållbarhetsmålen: Identifiera vilka hållbarhetsmål som är relevanta för din verksamhet (miljö, socialt, ekonomi). Kommunicera dessa mål tydligt till alla involverade från ledning till inköpare.
- Kartlägg nuvarande inköpsprocesser: Analysera var slöseri förekommer (överinköp, långa ledtider, onödiga transporter). Identifiera vilka leverantörer som redan arbetar hållbart – och vilka som inte gör det.
- Skapa hållbara kravspecifikationer: Formulera krav på miljöcertifieringar, arbetsvillkor, livscykelkostnader och återvinningsbarhet. Använd Lean-verktyg som Value Stream Mapping för att se var krav kan integreras.
- Välj rätt upphandlingsstrategi: Använd Just-in-Time för att minska lager och överproduktion. Inför Pull-system där inköp styrs av faktisk efterfrågan. Prioritera cirkulära affärsmodeller t.ex. leasing istället för köp.
- Utvärdera och välj leverantörer: Bedöm leverantörer utifrån hållbarhetskriterier och Lean-kompatibilitet. Genomför leverantörsrevisioner eller självskattningar. Välj partners som är öppna för samarbete och förbättring.
- Implementera och visualisera: Använd visuella styrverktyg som Kanban och Yamazumi boards för att följa upp inköp. Integrera hållbarhetsdata i affärssystem eller dashboards (t.ex. Power BI).
- Följ upp och förbättra kontinuerligt: Mät effekter som minskade utsläpp, kostnadsbesparingar, social påverkan. Använd Kaizen för att ständigt förbättra upphandlingsprocessen. Involvera medarbetare i förbättringsarbetet, skapa en kultur av ansvar.
Organisation
Olika befattningar inom en organisation har olika roller och ansvar när det gäller hållbar upphandling. Genom att varje befattning tar ansvar för sin del i hållbar upphandling skapas en helhet där både miljö, socialt ansvar och ekonomi samverkar.
- Inköpare / Upphandlare: Identifierar och väljer leverantörer som uppfyller hållbarhetskrav. Säkerställer att miljö- och sociala kriterier finns med i upphandlingsunderlag. Förhandlar avtal som främjar cirkulära lösningar och minskad miljöpåverkan.
- Hållbarhetsansvarig / CSR-chef: Sätter riktlinjer och mål för hållbar upphandling i linje med företagets strategi. Utvärderar leverantörers hållbarhetsarbete och rapporterar resultat. Samverkar med inköp för att integrera hållbarhetskrav i hela leverantörskedjan.
- Produktionschef / Teknikchef: Säkerställer att inköpta material och komponenter fungerar i hållbara produktionsflöden. Identifierar tekniska lösningar som minskar resursförbrukning och avfall. Samverkar med inköp för att optimera leveranser enligt Lean och Just-in-Time.
- Ekonomichef / Controller: Analyserar livscykelkostnader och investeringsnytta av hållbara inköp. Säkerställer att hållbar upphandling är ekonomiskt försvarbar. Bidrar med data till hållbarhetsrapportering och uppföljning.
- HR / Rekryteringsansvarig: Säkerställer att leverantörer följer sociala krav, t.ex. arbetsvillkor och mångfald. Inkluderar hållbarhetsaspekter i leverantörsbedömningar kopplade till personal och tjänster. Stärker Employer Branding genom att visa ansvar i hela värdekedjan.
- Ledning / VD: Beslutar om strategisk inriktning för hållbar upphandling. Kommunicerar hållbarhetsmål internt och externt. Säkerställer att hållbar upphandling är integrerad i affärsmodellen.
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex produktionstekniker som en resurs vid genomförandet eller projektledare för bästa styrning. Planerar ni att införa flera Lean koncept, ta då in en Lean Coordinator som hjälper er med en övergripande Lean strategi.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
073-9282441
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Hållbar upphandling företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för Hållbar upphandling konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av Hållbar upphandling konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
