”LEAN hjälper till att förbättra effektiviteten och eliminera slöseri”
Koncept att integrera & utveckla
Vad innebär Design system?
Inom Lean Marketing fungerar ett designsystem som en katalysator för snabb, konsekvent och värdeskapande kommunikation. Genom att erbjuda återanvändbara visuella och språkliga komponenter kan team snabbt testa kampanjer, eliminera slöseri och fokusera på det som skapar verkligt kundvärde. Designsystemet stödjer snabba experiment, datadriven förbättring och rollbaserad självständighet, helt i linje med Lean-principerna om kontinuerlig förbättring och kundfokus.
Komponenter
- Sociala medier (inlägg, stories, annonser) mallar
- E-postkampanjer (nyhetsbrev, automation) mallar
- Landningssidor och kampanjsidor mallar
- Presentationer och pitch decks mallar
- Trycksaker (affischer, flyers, roll-ups) mallar
- Varumärkesmanualer mallar
- Färgpaletter, typografi, bildstil, logotypanvändning mallar
- Grid-system och layoutprinciper mallar
- Färdiga mallar för Ikonbibliotek och illustrationsstil mallar
- Tonalitet per kanal (LinkedIn vs TikTok) Copy guidelines
- CTA-bibliotek (call-to-action exempel) Copy guidelines
- Rubrikformler och storytelling-strukturer Copy guidelines
- Exempeltexter för olika målgrupper och personas Copy guidelines
- Multilinguala översättningsprinciper (t.ex. svensk-engelsk tonalitetsmatchning) Copy guidelines
- Content creators Snabbstartsguider
- Growth marketers Snabbstartsguider
- Designers Snabbstartsguider
- Projektledare Snabbstartsguider
- Säljare Snabbstartsguider
- Checklista för kampanjproduktion (från brief till publicering) Snabbstartsguider
- Roller och ansvar i kampanjflödet (RACI eller liknande) Snabbstartsguider
- Målgruppssegment och persona-mallar
- KPI-ramverk för olika kampanjtyper
- A/B-testmallar och hypotesformulering
- Godkännandeflöden och feedbackloopar
- Versionshantering och arkivering
- Guidelines för samarbete mellan marknad, design och produktteam
- Tidslinjemallar för kampanjplanering (t.ex. Timeline-spel)
- Centraliserad tillgång till Bilder, videor, logotyper, ikoner
- Centraliserad tillgång till Mallar och komponentbibliotek
- Centraliserad tillgång till Licensinformation och användningsrättigheter
- Centraliserad tillgång till Metadata och taggning för snabb sökning
Fördelar
- Snabbare kampanjproduktion: återanvändbara komponenter minskar ledtid från idé till publicering.
- Mindre dubbelarbete: team slipper skapa från grunden varje gång.
- Skalbarhet över kanaler: samma komponenter fungerar för sociala medier, e-post, webb och tryck.
- Konsekvent visuell identitet: varje kampanj stärker igenkänning.
- Enhetlig tonalitet: copy och budskap håller samma stil oavsett kanal.
- Förtroendeskapande: kunder upplever ett sammanhängande varumärke.
- Empowerment av team: content creators, säljare och projektledare kan agera utan att vänta på designresurser.
- Snabbstartsguider per roll: tydliga instruktioner för olika användare.
- Minskad beroendegrad: decentraliserad produktion utan kvalitetsförlust.
- Standardiserade kampanjtyper: t.ex. produktlansering, lead generation, event.
- Inbyggda KPI-ramverk: lättare att mäta och förbättra.
- Hypotesdriven testning: mallar för A/B-test och förbättringsloopar.
- Gemensamt språk mellan team: design, marknad, produkt och sälj förstår varandra.
- Snabbare godkännandeflöden: tydliga processer minskar flaskhalsar.
- Visuella spelplaner: t.ex. Timeline-spel för utbildning och onboarding.
- Centraliserad tillgång: till mallar och bilder, sparar tid och minskar fel.
- Licenshantering och metadata: säker användning av material.
- Multilinguala komponenter: stöd för svenska, engelska och andra språk.
Nackdelar
- Kreativ begränsning: mallar och komponenter kan hämma nytänkande.
- One-size-fits-all: risk att olika målgrupper får samma uttryck, vilket minskar relevans.
- Stel tonalitet: copy guidelines kan bli för rigida och missa kontextuell anpassning.
- Tidskrävande uppbyggnad: kräver kartläggning, co-creation och testning innan det ger effekt.
- Resursintensivt: involverar design, marknad, produkt och ledning i uppstarten.
- Behov av underhåll: systemet måste uppdateras kontinuerligt för att vara relevant.
- Motstånd från team: vissa roller kan uppleva systemet som ett hinder snarare än stöd.
- Bristande onboarding: utan pedagogiska verktyg kan användningen bli låg.
- Rollförvirring: otydliga ansvarsfördelningar kring vem som får ändra vad.
- Shadow design: team skapar egna lösningar utanför systemet.
- Versioneringsproblem: olika versioner av komponenter kan skapa förvirring.
- Fragmentering: om systemet inte är integrerat i arbetsflöden, tappar det kraft.
- Översättningsproblem: tonalitet och budskap kan förlora effekt i andra språk.
- Kulturell bias: visuella och språkliga komponenter kan spegla en snäv målgrupp.
- Indirekt ROI: det är svårt att kvantifiera värdet av konsekvens och snabbhet.
- Kampanjvariationer: designsystemet kan inte alltid hantera unika kampanjbehov.
Steg-för-steg Guide
- Inventera befintligt material: Samla kampanjmallar, bilder, copy, tonalitetsguider, presentationsmaterial. Identifiera återkommande komponenter (t.ex. CTA-knappar, rubrikformat, bildstil). Gör en audit Vad används ofta? Vad saknas? Vad är inkonsekvent?
- Definiera mål och användare: Syfte är Snabbare produktion? Konsekvent varumärke? Rollbaserad självständighet? Målgrupper Designers, copywriters, säljare, projektledare, externa byråer. Skapa personas för interna användare, vad behöver de för att agera snabbt och rätt?
- Strukturera systemet: Dela upp i moduler som Visuella komponenter (mallar, färger, typografi). Copy & tonalitet (exempeltexter, CTA-bibliotek). Rollbaserade guider (snabbstart, checklista, ansvarskarta). Processflöden (godkännande, feedback, publicering). Skapa en visuell karta eller spelplan över systemet.
- Co-crea med teamen: Involvera marknad, design, produkt och sälj i workshops. Använd pedagogiska metoder: t.ex. Timeline-spel, personaövningar, “design jam”. Dokumentera beslut i ett gemensamt språk, gärna både svenska och engelska.
- Bygg komponentbibliotek: Skapa återanvändbara mallar för Sociala medier, e-post, landningssidor, trycksaker. Rubriker, CTA:er, tonalitet per kanal. Använd designverktyg som Figma, Canva eller PowerPoint beroende på teamets behov.
- Skapa rollbaserade guider: Exempel: “Så skapar du en kampanj som Growth Marketer” eller “Copy för LinkedIn vs TikTok”. Gör dem visuella, steg-för-steg och gärna spelifierade. Lägg till exempel, vanliga misstag och “snabbfixar”.
- Implementera och utbilda: Introducera systemet via onboarding, workshops, spel eller mikrokurser. Utse interna ambassadörer eller “Designsystem-piloter”. Skapa en FAQ och ett supportflöde.
- Mät och förbättra: Följ upp hur snabbt produceras kampanjer? Hur konsekvent är varumärket? Samla feedback från användare, gärna via spelstationer eller retros. Iterera systemet med Kaizen-tänk: små förbättringar, ofta.
Organisation
Ett designsystem för marknadsföring är inte bara ett verktyg för designers, det är ett strategiskt ramverk som stödjer hela organisationen. Genom att erbjuda visuella komponenter, tonalitetsguider, mallar och processflöden skapas en gemensam spelplan där varje roll kan agera snabbare, mer konsekvent och med större självständighet.
- Marknadschefen: använder systemet för att säkerställa varumärkeskonsekvens, godkänna mallar och definiera kampanjtyper och KPI-strukturer.
- Content creators: arbetar med färdiga mallar för sociala medier, e-post och storytelling, och följer tonalitets- och CTA-guidelines för att skapa engagerande innehåll.
- Grafiska designers: ansvarar för att skapa och uppdatera visuella komponenter som typografi, bildstil och layoutprinciper, samt att vidareutveckla komponentbiblioteket.
- Copywriters: använder rubrikformler, tonalitetskartor och CTA-bibliotek för att skriva texter som är kanal- och målgruppsanpassade.
- Growth marketers: kombinerar mallar med teststrukturer, hypotesformulering och KPI-ramverk för att snabbt lansera och optimera kampanjer.
- Projektledare: använder processflöden, godkännandemallar och ansvarskartor för att koordinera kampanjproduktion och säkerställa att alla steg följs.
- Produktägare: ser till att kampanjer är i linje med produktstrategin och att designsystemet stödjer rätt målgrupper och budskap.
- Säljare: använder presentationsmallar och kampanjmaterial som är visuellt synkade med marknadsföringen för att stärka kunddialogen.
- UX-designers: säkerställer att komponenterna är användarvänliga, tillgängliga och kulturellt anpassade, och att designsystemet stödjer en inkluderande upplevelse.
- HR och Employer Branding: använder systemet för att skapa rekryteringskampanjer, onboardingmaterial och internkommunikation som stärker arbetsgivarvarumärket.
- Översättare och redaktörer: arbetar med att bibehålla tonalitet och budskap i olika språkversioner, och säkerställer att kommunikationen är kulturellt relevant.
- IT- och webbansvariga: implementerar komponenter i CMS, hanterar teknisk kompatibilitet och ser till att versionshantering fungerar smidigt.
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex produktionstekniker som en resurs vid genomförandet eller projektledare för bästa styrning. Planerar ni att införa flera Lean koncept, ta då in en Lean Coordinator som hjälper er med en övergripande Lean strategi.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
073-9282441
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Design system företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för Design system konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av Design system konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
