”Hitta rätt person – Top Talent”
Koncept som stöd i rekryteringsprocessen
Vad innebär en rekryteringsbegäran?
Rekryteringsbegäran är en formell förfrågan om att anställa ny personal inom en organisation. Denna begäran initieras vanligtvis av en avdelningschef eller en annan ansvarig person som identifierar ett behov av ytterligare arbetskraft.
Att inför en rekrytering, att som rutin skriva en rekryteringsbegäran, är ett bra sätt att få en bättre genomlysning av behovet och vilka förutsättningar som gäller, då en rekrytering är förknippat med en stor investering för företaget, som snabbt blir miljonbelopp. Kostnader för både rekryteringen och sedan som lönekostnad. Ger även ångsiktiga konsekvenser.
Rekryteringsbegäran är en viktig del av rekryteringsprocessen eftersom den säkerställer att alla anställningar är välgrundade och att organisationens behov och resurser är i balans.
En rekryteringsbegäran skrivs normalt av den som är chefen över den sökta tjänsten och lämnas till närmaste chef eller till HR avdelningen.
En rekryteringsbegäran fungerar som ett beslutsunderlag, där man ska påvisa att behovet finns att rekrytera och att det är ekonomiskt försvarbart. Begäran ska sedan godkännas av närmaste chef, ledningsgrupp, Vd eller av styrelsen.
En rekryteringsbegäran kan sedan helt avslås, gå tillbaka för komplettering eller godkännas, vilket då innebär att rekryteringsprocessen kan startas.
Fördelar
- Behovsanalys i fokus: Tvingar fram en noggrann genomlysning av varför rekrytering behövs – är det tillväxt, ersättning eller omstrukturering?
- Koppling till affärsmål: Säkerställer att rekryteringen stödjer företagets långsiktiga strategi och kompetensförsörjning.
- Standardiserad arbetsgång: Skapar en enhetlig process som minskar risken för ad hoc-rekryteringar.
- Kostnadskontroll: Synliggör både direkta kostnader (rekrytering, annonsering) och långsiktiga (lön, utbildning).
- Beslutsunderlag: Ger ledning och HR ett tydligt underlag för att bedöma om rekryteringen är ekonomiskt försvarbar.
- Minskar felrekryteringar: Genom att tydliggöra krav och behov minskar risken att anställa fel person – vilket kan bli dyrt.
- Tydlig ansvarsfördelning: Klargör vem som initierar, godkänner och driver processen.
- Förbättrad kommunikation: Underlättar dialog mellan avdelningar, HR och ledning.
- Dokumentation och spårbarhet: Skapar historik över rekryteringsbeslut som kan användas för framtida analyser.
- Snabbare rekryteringsstart: När begäran är godkänd kan processen sättas igång direkt.
- Effektivare urval: En tydlig tjänstebeskrivning gör det lättare att attrahera rätt kandidater.
- Stöd för uppföljning: Möjliggör att följa upp om rekryteringen faktiskt löste det ursprungliga behovet.
Nackdelar
- Tidskrävande process: Att skriva, granska och godkänna en rekryteringsbegäran kan fördröja rekryteringsstarten – särskilt i akuta behov.
- Risk för byråkrati: Om processen är för rigid eller innehåller många godkännandenivåer kan det skapa frustration och ineffektivitet.
- Begränsad flexibilitet: En formell begäran kan göra det svårare att snabbt anpassa sig till förändrade behov eller omprioriteringar.
- Ökad administrativ börda: Kräver tid och resurser från chefer och HR för att dokumentera och följa upp varje begäran.
- Möjlighet till avslag: En begäran kan avslås eller skickas tillbaka för komplettering, vilket kan skapa osäkerhet och förseningar.
- Risk för subjektiva bedömningar: Godkännandeprocessen kan påverkas av interna politik, budgetprioriteringar eller personliga preferenser.
- Överfokus på ekonomi: Ibland kan ekonomiska argument väga tyngre än verksamhetskritiska behov, vilket kan hämma utveckling.
- Missförstånd kring behovet: Om behovet inte kommuniceras tydligt kan rekryteringsbegäran feltolkas eller missbedömas.
- Minskad initiativkraft: Chefer kan dra sig för att initiera rekrytering om processen upplevs som krånglig eller tungrodd.
Steg-för-steg guide
- Identifiera behovet: Bedöm varför en ny tjänst behövs ex ökad arbetsbelastning, expansion, pensionsavgång eller kompetensbrist. Dokumentera bakgrunden till behovet.
- Ta fram befattningsbeskrivning: Beskriv arbetsuppgifter, ansvar, kvalifikationer och erfarenheter. Ange om det är en ny roll eller ersättning av tidigare anställd.
- Fyll i rekryteringsbegäran: Använd en mall eller formulär som inkluderar befattningstitel, Avdelning, Motivering, Budgetuppgifter, Tidsram för anställning
- Skicka till närmaste chef eller HR: Begäran lämnas till ansvarig chef eller HR-avdelningen för granskning.
- Godkännandeprocess: Begäran granskas av ledningsgrupp, VD eller styrelse. Kan godkännas, avslås eller skickas tillbaka för komplettering.
- Starta rekryteringsprocessen: Vid godkännande påbörjas annonsering, urval och intervjuer. HR eller rekryteringspartner driver processen vidare.
- Uppföljning och dokumentation: Spara begäran som underlag för framtida analyser. Följ upp om rekryteringen löste det ursprungliga behovet..
Organisation
- Avdelningschef / Tjänsteansvarig: Initierar begäran, Identifierar behovet av ny personal, t.ex. vid ökad arbetsbelastning eller ersättning. Skriver begäran formulerar motivering, tjänstebeskrivning och kravprofil. Lämnar till HR eller närmaste chef, begäran skickas vidare för granskning och godkännande.
- HR-avdelningen: Granskar begäran, säkerställer att behovet är välgrundat och att dokumentationen är komplett. Bedömer budget och resurser, kontrollerar att rekryteringen är ekonomiskt försvarbar. Driver processen vidare, vd godkännande startar HR annonsering, urval och intervjuer.
- Ledningsgrupp / VD / Styrelse: Godkänner eller avslår. Har sista ordet i om rekryteringsbegäran får gå vidare. Strategisk bedömning, väger behovet mot företagets övergripande mål och ekonomi. Kan kräva komplettering om underlaget är otydligt eller otillräckligt.
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex rekryterare som en resurs vid hela eller som en del av rekryteringsprocessen och för bästa styrning, boka projektledare. Behöver ni kommunicera grafiskt internt eller externt, anlita grafisk designer.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
073-9282441
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för koncepten och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av koncepten med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
