5S for marketing

Lean

”LEAN hjälper till att förbättra effektiviteten och eliminera slöseri”

Koncept att integrera & utveckla

Vad innebär 5S for marketing?

5S for Marketing är ett Lean‑inspirerat arbetssätt som hjälper marknadsteam att skapa struktur, fokus och kontinuerlig förbättring utan att dämpa kreativiteten. Metoden bygger på fem steg

Sortera – Rensa bort brus: Ta bort kanaler, budskap och aktiviteter som inte skapar värde. Eliminera gamla kampanjer, irrelevanta målgrupper och innehåll som inte längre stämmer med varumärket. Resultat ett renare, mer fokuserat marknadslandskap.
Systematisera (eller Ställ i ordning) – Organisera för snabbhet: Skapa tydliga processer för content, kampanjer, publicering och uppföljning. Standardisera mallar, tonalitet, CTA:er och arbetsflöden. Resultatet ger mindre friktion, snabbare time‑to‑market och färre missförstånd.
Städa – Förfina och kvalitetssäkra: Säkerställ att allt material är aktuellt, visuellt konsekvent och lätt att hitta. Rensa bort brutna länkar, föråldrade bilder och inkonsekventa budskap. Resultatet är ett varumärke som känns levande, professionellt och pålitligt.
Standardisera – Skapa gemensamma spelregler: Dokumentera hur man arbetar med content guidelines, kampanjprocesser, mätpunkter, godkännandeflöden. Gör det lätt för alla roller som marknad, sälj, produkt att samarbeta. Resultatet är mindre variation, mer förutsägbar kvalitet och enklare onboarding.
Skapa vana (eller Säkerställ efterlevnad) – Gör förbättring till en vana: Inför regelbundna marknads‑Kaizen: korta, återkommande förbättringsmöten. Följ upp KPI:er, lärdomar och flaskhalsar. Resultatet ger ett marknadsteam som ständigt vässar sin förmåga och håller ordning över tid.

Fördelar

Strategiska fördelar: Skapar ett fokuserat marknadslandskap där resurser läggs på det som faktiskt driver värde. Gör det lättare att prioritera rätt kanaler, budskap och målgrupper. Stärker varumärkets konsekvens och tydlighet över tid. Underlättar alignment mellan marknad, sälj och produkt.
Operativa fördelar: Minskar slöseri i form av duplicerat arbete, onödiga iterationer och oklara processer. Förkortar time‑to‑market genom tydliga mallar, flöden och ansvar. Gör det enklare att hitta rätt material snabbt som bilder, copy, kampanjdata, guidelines. Skapar en ren och uppdaterad content‑bank som alla kan lita på. Förbättrar kvaliteten genom regelbundna “shine‑rundor” där brutna länkar, gammalt material och inkonsekvenser tas bort.
Team- och kulturfördelar: Skapar en gemensam arbetsrytm som minskar stress och brandkårsutryckningar. Gör onboarding av nya medarbetare snabbare och mer förutsägbar. Ökar ägandeskap och ansvarskänsla i teamet. Förbättrar samarbetet genom att alla arbetar efter samma standarder. Bygger en kultur av kontinuerlig förbättring snarare än kampanj‑till‑kampanj‑överlevnad.
Resultat- och effektfördelar: Ger högre konverteringsgrad tack vare mer konsekvent och genomtänkt kommunikation. Minskar risken för fel, missar och varumärkesinkonsekvenser. Skapar bättre mätbarhet eftersom processer och material är standardiserade. Gör det lättare att skala upp kampanjer och contentproduktion. Ökar kundens upplevelse av professionalism och förtroende.
Kreativa fördelar: Frigör tid och mental kapacitet för kreativt arbete genom att ta bort onödig friktion. Ger en stabil grund som gör det lättare att experimentera och testa nytt. Skapar tydliga ramar som paradoxalt nog ökar kreativiteten, mindre kaos, mer fokus.
Praktiska vardagsfördelar: Mindre tid går åt till att leta filer, jaga godkännanden eller reda ut missförstånd. Kampanjer blir enklare att återanvända och förbättra. Contentbiblioteket blir en tillgång, inte en belastning. Alla vet vad som är “senaste versionen” av allt. Möten blir kortare och mer effektiva eftersom strukturen redan finns.

Nackdelar

Strategiska nackdelar: Risk att teamet överfokuserar på ordning och tappar blicken för marknadens snabba förändringar. Kan skapa en känsla av att marknadsföring ska vara “förutsägbar”, trots att mycket värde skapas i det oförutsägbara. Om 5S används dogmatiskt kan det begränsa experimentlustan.
Kreativa nackdelar: För mycket standardisering kan upplevas som att kreativiteten “städas bort”. Mallar och guidelines kan bli för snäva, vilket gör att idéer börjar likna varandra. Shine‑moment kan leda till att material rensas bort som hade kunnat återanvändas kreativt.
Operativa nackdelar: Införandet kräver tid och disciplin, vilket kan kännas svårt i ett kampanjdrivet team. Risk att 5S blir ett “extra projekt” istället för en integrerad arbetsmetod. Om standarder inte hålls levande blir de snabbt hyllvärmare. För mycket fokus på ordning kan skapa administrativ överbelastning.
Team- och kulturrelaterade nackdelar: Kan uppfattas som “kontroll” snarare än stöd om det införs fel. Kräver att alla roller deltar annars faller systemet snabbt isär. Om teamet saknar psykologisk trygghet kan 5S‑revisioner kännas som kritik. Risk att marknadschefer använder 5S som ett styrverktyg snarare än ett förbättringsverktyg.
Resultatrelaterade nackdelar: Överstandardisering kan leda till minskad differentiering i marknaden. Om teamet städar bort för mycket historik kan värdefulla insikter gå förlorade. Fokus på ordning kan skymma behovet av strategisk innovation.
Praktiska vardagsnackdelar: Kräver kontinuerlig uppföljning annars faller Sustain‑steget direkt. Kan skapa konflikter om vad som ska sparas, rensas eller standardiseras. Risk att teamet fastnar i “städa‑läget” och skjuter upp produktion. Om verktyg och system inte stödjer strukturen blir 5S svårt att hålla vid liv.

Steg-för-steg Guide

Sortera – rensa bort brus: Syfte att få bort allt som tar tid, fokus och pengar utan att ge effekt. Tid ca 2–4 timmar första gången, sedan kortare. Inventera allt marknadsinnehåll och alla aktiviteter. Lista kanaler (sociala medier, nyhetsbrev, annonser, events), kampanjer, contenttyper, filer, mallar. Skilj på Aktivt som används och ger värde och Passivt dvs finns men används inte. Inaktuellt som felaktigt, gammalt, ej varumärkesmässigt. Sätt enkla beslutskriterier som att behåll om det är aktuellt, används och stödjer varumärket/målen. Arkivera om det kan ha lärdomsvärde men används sällan. Ta bort om det är missvisande, förvirrande eller dubblett. Genomför en första grovsortering med att rensa gamla kampanjmappar, utdaterade erbjudanden, trasiga filer, irrelevanta målgrupper. Dokumentera kort vad man tagit bort och varför (lärdomar).
Systematisera – organisera för snabbhet: Syftet att göra det lätt att hitta, producera och följa upp marknadsaktiviteter. Tid ca 2–6 timmar beroende på hur kaotiskt läget är. Skapa en enkel struktur för filer och content med att definiera huvudmappar t.ex. `Brand`, `Kampanjer`, `Always-on`, `Templates`, `Bildbank`. Bestäm namngivning t.ex. `ÅÅÅÅ-MM_Kanal_Syfte_Version` (2026-03_LinkedIn_ProductLaunch_v1). Strukturera kanaler och aktiviteter för varje kanal med att definiera syfte, primär målgrupp, huvudtyp av innehåll, huvud-KPI. Skapa översikt t.ex. ett kalkylark eller board där alla aktiva kampanjer syns. Tydliggör ansvar Roller Vem äger vilken kanal? Vem äger vilka mallar? Vem publicerar? Backup Vem hoppar in när ansvarig inte är tillgänglig?
Städa – kvalitetssäkra och förfina: Syfte att höja kvaliteten och ta bort irritationsmoment för både team och mottagare. Tid ca 1–3 timmar per runda, återkommande. Städa digitala ytor med att gå igenom webb, landningssidor, nyhetsbrevsmallar, sociala profiler, annonsbibliotek. Åtgärda brutna länkar, felstavningar, gammal information, felaktiga priser, old branding. Städa contentbiblioteket märk upp “Godkänd”, “Behöver uppdateras”, “Endast som inspiration”. Ta bort eller arkivera lågkvalitativa, duplicerade eller varumärkes-skadliga resurser. Städa processer genom att identifiera flaskhalsar t.ex. godkännanden som tar för lång tid, otydliga briefs.Förenkla med att ta bort onödiga steg, dubbeldokumentation och parallella spår.
Standardisera – skapa gemensamma spelregler: Syfte att få jämn kvalitet, minska missförstånd och underlätta samarbete. Tid ca 3–6 timmar initialt, sedan iterativt. Skapa kärnstandarder genom att definiera Tonalitet dvs hur låter vi? CTA-principer hur ber vi om nästa steg? Grundläggande layoutregler som logotyp, färger, typsnitt, marginaler. Ta fram praktiska mallar exempel Briefmall för kampanj eller innehåll. Inläggsmall för sociala medier. Nyhetsbrevsmall, Ad-copy-mall (rubrik, stödtext, CTA). Standardisera arbetsflödet med att definiera steg Idé → Brief → Produktion → Granskning → Godkännande → Publicering → Uppföljning. För varje steg vem gör vad, vilka verktyg används, vad är “klart”?
Skapa vana – håll 5S levande: Syftet att göra ordning, förbättring och lärande till en del av vardagen. Tid ca 30–60 minuter per vecka eller varannan vecka. Inför återkommande 5S-check-ins Exempel 30 min varje vecka eller 60 min varannan vecka. Förslag på Agenda. Vad har blivit rörigt igen? Vad behöver rensas, struktureras eller uppdateras? Vad har vi lärt oss som bör bli standard? Gör det lätt att föreslå förbättringar. Skapa en enkel kanal t.ex. “5S-förbättringar” i Teams/Slack. Princip inga förslag är “för små” allt som minskar friktion är värdefullt. Mät och synliggör effekterna mät t.ex tid för att hitta material. Antal brandkårsutryckningar. Andel återanvänt content. Färre fel/ändringar i sista minuten. Visa för teamet så här mycket tid/strul vi har sparat. Uppdatera standarder när verkligheten ändras. Principen att 5S är levande, inte hugget i sten. När något inte funkar ändra standarden, inte människan.

Organisation

CMO / Marknadschef: Sortera: Prioriterar vilka kanaler, budskap och aktiviteter som ska bort eller skalas ned. Systematisera: Säkerställer att organisationen har en tydlig struktur för kampanjer, content och ansvar. Städa: Initierar kvalitetsrevisioner av varumärkesbärande material. Standardisera: Godkänner guidelines, tonalitet, mallar och processer. Skapa vana: Driver kulturförändringen och följer upp KPI:er för ordning, kvalitet och effektivitet.
Marketing Manager / Team Lead: Sortera: Leder sorteringsarbetet i teamet och tar bort duplicerat eller inaktuellt material. Systematisera: Bygger upp mappar, boards, arbetsflöden och ansvarsfördelning. Städa: Säkerställer att alla kanaler är aktuella och att contentbiblioteket är fräscht. Standardisera: Implementerar mallar och processer i vardagen. Skapa vana: Håller i veckovisa 5S‑check-ins och driver kontinuerlig förbättring.
Copywriter: Sortera: Rensar gamla texter, versioner och budskap som inte längre är relevanta. Systematisera: Organiserar copybibliotek, CTA‑varianter och tonalitetsguider. Städa: Korrigerar fel, uppdaterar texter och säkerställer språklig konsekvens. Standardisera: Skapar textmallar, rubrikstrukturer och CTA‑principer. Skapa vana: Förbättrar löpande mallar baserat på lärdomar från kampanjer.
Designer / Art Director: Sortera: Rensar gamla grafiska element, utdaterade mallar och inkonsekventa visuella resurser. Systematisera: Skapar tydliga mappar för bilder, ikoner, mallar och brand assets. Städa: Säkerställer att visuella element är aktuella, konsekventa och högkvalitativa. Standardisera: Tar fram designmallar, färgpaletter, typografi och layoutregler. Skapa vana: Gör regelbundna “shine‑rundor” i bildbanken och uppdaterar brand guidelines.
Growth Marketer / Performance Specialist: Sortera: Tar bort ineffektiva kampanjer, målgrupper och annonsvarianter. Systematisera: Skapar struktur för experiment, A/B‑tester och rapportering. Städa: Rensar trasiga spårningar, gamla pixel‑inställningar och utdaterade dashboards. Standardisera: Dokumenterar testmetodik, KPI‑definitioner och rapporteringsformat. Skapa vana: Inför regelbundna förbättringscykler baserat på data och insikter.
Säljteamet: Sortera: Identifierar vilka marknadsbudskap som inte längre fungerar i kunddialoger. Systematisera: Använder strukturerade pitchdeck‑versioner och uppdaterade material. Städa: Rapporterar felaktigheter i kundmaterial och hjälper till att rensa bort gammalt. Standardisera: Följer gemensamma budskap, CTA:er och kundresonemang. Skapa vana: Delar löpande feedback som förbättrar marknadens standarder.
Produktägare / Produktmarknadsförare: Sortera: Tar bort gamla produktbudskap, funktioner och positioneringar som inte längre gäller. Systematisera: Skapar tydliga budskapsramverk och produktinformationsstrukturer. Städa: Säkerställer att produktinformation är korrekt i alla kanaler. Standardisera: Dokumenterar value propositions, målgrupper och messaging pillars. Skapa vana: Uppdaterar standarder när produkten utvecklas.
Content Manager: Sortera: Rensar gammalt content, dubbletter och lågpresterande artiklar. Systematisera: Bygger en tydlig contentbank med metadata och versioner. Städa: Uppdaterar artiklar, SEO‑element och interna länkar. Standardisera: Skapar content‑mallar, publiceringsprocesser och checklistor. Skapa vana: Genomför regelbundna content‑revisioner.
CEO / Ledningsgrupp: Sortera: Prioriterar bort marknadsinitiativ som inte stödjer strategin. Systematisera: Säkerställer att marknadens arbete är integrerat med övriga funktioner. Städa: Tar bort organisatoriska hinder som skapar friktion. Standardisera: Stödjer gemensamma processer och beslutsvägar. Skapa vana: Belönar beteenden som bygger ordning, lärande och förbättring.

Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?

Vi erbjuder uppdragsbemanning ex produktionstekniker som en resurs vid genomförandet eller projektledare för bästa styrning. Planerar ni att införa flera Lean koncept, ta då in en Lean Coordinator som hjälper er med en övergripande Lean strategi.

Intresserad?

Rekrytering | Bemanning | Utbildning

mikael@hybridwork.se

073-9282441

”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”

Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.

”Timelinespel, ett Gamification event. 5S for marketing företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”

Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.

”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för 5S for marketing konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”

Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.

”Ge rätt förutsättning vid införandet av 5S for marketing konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”

Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.

”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”

Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.