”LEAN hjälper till att förbättra effektiviteten och eliminera slöseri”
Koncept att integrera & utveckla
Vad innebär konceptet Cultural assessment matrix?
En Cultural Assessment Matrix Actual vs Lean är ett verktyg för att kartlägga och jämföra organisationens nuvarande kultur med en önskad Lean kultur. Genom att visualisera skillnader i beteenden, värderingar och ledarskap skapas insikt om vilka kulturella förändringar som krävs för att stödja ett långsiktigt förbättringsarbete. Genom att använda matrisen som ett reflektions- och utvecklingsverktyg blir Lean inte bara en metod, utan en levande kultur som genomsyrar hela verksamheten.
Syfte och användning
- Identifierar gap mellan nuläge och Lean-principer som respekt, flöde och ständiga förbättringar.
- Skapar dialog kring kulturförändring och stärker engagemang i hela organisationen.
- Ger underlag för utbildning, rekrytering, certifiering och kompetensutveckling.
Skillnader i kultur
Att använda en Cultural Assessment Matrix Actual vs Lean är ett effektivt sätt att kartlägga och jämföra organisationens nuvarande kultur med en önskad Lean-kultur. Genom att analysera olika kulturdimensioner får man en tydlig bild av vilka beteenden, värderingar och ledarskapsprinciper som dominerar idag och hur dessa skiljer sig från Lean-filosofins ideal.
Exempelvis kan ledarskapet i den faktiska kulturen vara styrande och reaktivt, med fokus på kontroll, medan Lean-ledarskap är coachande, proaktivt och utvecklingsinriktat. Kommunikation kan vara top-down och informationsstyrd, medan Lean förespråkar tvåvägskommunikation, transparens och lärande. Problemlösning sker ofta ad hoc i traditionella kulturer, medan Lean betonar systematik och rotorsaksanalys, som exempelvis metoden ”5 Varför”.
Medarbetarengagemang är en annan viktig aspekt där låg delaktighet i nuläget kontrasteras mot Lean kulturens höga grad av medarbetardrivet förbättringsarbete. Kundfokus tenderar att ligga på intern effektivitet, medan Lean sätter kundens värde i centrum. Förbättringsarbetet är ofta projektbaserat och sporadiskt, medan Lean integrerar förbättringar i det dagliga arbetet.
Ytterligare skillnader syns i synen på lärande, beslutsfattande och standardisering. Lean kulturen främjar teamlärande, decentraliserade beslut baserade på data, och standardiserade arbetssätt som grund för förbättring. Även synen på misstag skiljer sig – där traditionella kulturer ofta är straffande och undvikande, medan Lean ser misstag som lärandemöjligheter i ett öppet klimat.
Fördelar
- Identifierar skillnader: mellan faktisk kultur och Lean-kultur
- Visualiserar kulturella gap: som hindrar förbättringsarbete
- Ger underlag för prioriterade insatser: i förändringsarbetet
- Skapar tydlighet: kring nuläge och önskat läge
- Möjliggör mätning: av kulturell utveckling över tid
- Stärker ledarskapets förståelse: för Lean värderingar
- Främjar dialog och reflektion: inom hela organisationen
- Ökar medarbetarnas delaktighet: i kulturförändring
- Skapar samsyn: kring vad Lean innebär i praktiken
- Bygger förtroende: genom transparens i bedömningen
- Underlättar implementering: av Lean-verktyg som Kaizen, 5S och Gemba
- Kopplar: kultur direkt till prestation och processförbättring
- Gör Lean till en levande kultur: inte bara en metod
- Skapar förutsättningar: för långsiktig och hållbar förändring
- Stärker organisationens förmåga: att hantera förändring och förbättring
- Bidrar till att bygga en lärande organisation: med fokus på värdeskapande
Nackdelar
- Risk för förenkling: av komplex kultur i en statisk matris
- Svårt att fånga: informella normer och osynliga beteenden
- Kan bli för teoretisk: och sakna koppling till verklig verksamhet
- Risk att Lean definieras för snävt eller dogmatiskt
- Svårighet att formulera: tydliga och objektiva bedömningskriterier
- Medarbetare kan känna sig bedömda eller kritiserade
- Risk för försvarsbeteende: vid låg matchning mot Lean
- Ledare kan uppleva hot: mot sin auktoritet eller stil
- Svårt att få ärliga svar: om kulturen är otrygg eller hierarkisk
- Kan skapa polarisering: mellan ”Lean-förespråkare” och ”traditionella”
- Kräver tid, resurser och kompetens: för att genomföras korrekt
- Svårt att få bred förankring: om Lean inte redan är etablerat
- Risk att matrisen används som engångsaktivitet utan uppföljning
- Kan bli ett pappersprodukt: utan verklig påverkan på beteenden
- Resultaten kan feltolkas: eller användas för att driva agenda snarare än utveckling
- Om matrisen inte kopplas till konkreta förbättringsinitiativ tappar den kraft
- Svag koppling till affärsmål: kan göra att ledningen prioriterar bort den
- Utan tydlig handlingsplan: blir insikterna passiva
- Kan skapa frustration: om gapen identifieras men inga resurser ges för förändring
- Lean kan uppfattas som idealiserat eller ouppnåeligt
- Skillnader mellan nuläge och Lean: kan skapa känsla av otillräcklighet
- Fokus på gap kan skymma styrkor: i den befintliga kulturen
- Risk att Lean används som måttstock: utan kontextuell anpassning
Steg-för-steg Guide
- Definiera syftet: Bestäm varför man gör bedömningen. Klargör vad man vill uppnå ex identifiera gap, skapa samsyn eller prioritera insatser.
- Välj kulturdimensioner: Identifiera nyckelområden att bedöma ex ledarskap, kommunikation, problemlösning, medarbetarengagemang, kundfokus, förbättringsarbete, beslutsfattande, syn på misstag, standardisering, lärande och utveckling.
- Beskriv Actual vs Lean: För varje dimension, formulera Actual (Nuläge) Hur fungerar det idag? Vilka beteenden och värderingar dominerar? Lean (Målnivå) Hur bör det fungera enligt Lean-principer?
- Välj bedömningsmetod: Självskattning, gruppdiskussion, workshop eller digital enkät. Använd t.ex. en skala 1–5 för att bedöma hur nära Lean varje dimension ligger.
- Genomför bedömningen: Involvera relevanta personer: ledning, team, HR eller förbättringsledare. Skapa trygghet för ärliga svar, betona att syftet är utveckling, inte kontroll.
- Analysera gap och mönster: Identifiera var skillnaderna är störst mellan Actual och Lean. Notera styrkor, hinder och förbättringsområden.
- Prioritera insatser: Välj ut 2–3 dimensioner att fokusera på först. Koppla insatser till konkreta aktiviteter, t.ex. utbildning, coaching, nya arbetssätt.
- Kommunicera resultat: Presentera analysen visuellt i matrisform eller diagram. Skapa dialog kring vad resultaten betyder och hur de ska användas.
- Integrera i förbättringsarbetet: Använd matrisen som underlag vid integrationen. Följ upp regelbundet, kultur är en färskvara.
- Revidera och upprepa: Uppdatera matrisen vid behov. Gör ny bedömning efter 6–12 månader för att mäta kulturell utveckling.
Organisation
- Ledning / VD / Affärsområdeschef: Initierar och sponsrar arbetet med matrisen som en del av strategisk utveckling. Använder resultatet för att styra kulturförändring, förbättringsinitiativ och Lean-implementering. Kommunicerar syfte och målbild till hela organisationen. Säkerställer att insikter kopplas till affärsmål och nyckeltal
- HR / People & Culture: Integrerar matrisen i rekrytering, onboarding och kompetensutveckling. Använder den för att identifiera kulturell matchning och utvecklingsbehov. Stödjer ledare i att förstå och agera på kulturella gap. Följer upp medarbetarundersökningar och kulturmätningar.
- Produktionschef / Operativ ledare: Använder matrisen för att bedöma teamets arbetssätt och förbättringskultur. Identifierar hinder i dagligt arbete kopplat till Lean-principer. Leder workshops och förbättringsaktiviteter baserat på matrisens resultat. Följer upp förändringar i beteende och arbetssätt
- Förbättringsledare / Lean-koordinator: Driver själva bedömningsprocessen och faciliterar analysen. Utbildar organisationen i Lean-kultur och matrisens användning. Identifierar gap och prioriterar insatser tillsammans med verksamheten. Följer upp utveckling över tid och rapporterar till ledning
- Utbildare / Coach / Konsult: Använder matrisen som reflektionsverktyg i utbildningar och workshops. Skapar dialog kring kultur och beteenden i olika delar av organisationen. Hjälper team att förstå Lean som kultur, inte bara metod. Bidrar med externa perspektiv och benchmarking
- Teamledare / Gruppchef: Genomför självskattning med sitt team för att skapa samsyn. Identifierar konkreta förbättringsområden i arbetsgruppen. Följer upp med handlingsplaner och teamaktiviteter. Skapar trygghet för öppen dialog kring kultur och beteenden.
- Medarbetare / Operatör / Specialist: Deltar i bedömningen och bidrar med sin upplevelse av kulturen. Reflekterar över egna beteenden och förbättringsmöjligheter. Får insikt i hur Lean-kultur påverkar det dagliga arbetet. Bidrar till att skapa en lärande och förbättringsdriven miljö
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex produktionstekniker som en resurs vid genomförandet eller projektledare för bästa styrning. Planerar ni att införa flera Lean koncept, ta då in en Lean Coordinator som hjälper er med en övergripande Lean strategi.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Cultural assessment matrix företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för Cultural assessment matrix konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av Cultural assessment matrix konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
