”Hitta rätt person – Top Talent”
Koncept som stöd i rekryteringsprocessen
Vad innebär Referensfrågeguide?
En Referensfrågeguide är ett viktigt verktyg vid rekrytering, eftersom den hjälper till att strukturera och effektivisera referenstagningen. Den kan användas både för direkta och indirekta referenser, vilket ger en mer heltäckande bild av kandidatens kompetenser och arbetsstil.
Frågelistan ger en bred och djupgående bild av kandidaten och kan hjälpa till att säkerställa en välgrundad rekryteringsprocess.
Direkta referenser (Tidigare chefer, kollegor, kunder)
- Vilken relation har du haft till kandidaten? (Chef, kollega, kund etc.)
- Hur länge har ni arbetat tillsammans?
- Vilka arbetsuppgifter och ansvarsområden hade kandidaten?
- Hur fungerade er samarbetsrelation?
- Hur skulle du beskriva kandidatens arbetsstil?
- Vilka är kandidatens främsta styrkor och svagheter?
- Hur hanterar kandidaten deadlines och arbetsbelastning?
- Kan du ge exempel på en situation där kandidaten visade initiativförmåga?
- Hur väl anpassar sig kandidaten till förändringar och nya arbetsuppgifter?
- Hur skulle du bedöma kandidatens problemlösningsförmåga?
- Hur fungerar kandidaten i teamarbete?
- Har kandidaten haft någon ledande roll? Hur fungerade det?
- Hur hanterar kandidaten konflikter och utmaningar i arbetsgruppen?
- Hur kommunicerar kandidaten med kollegor och kunder?
- Hur hanterar kandidaten stressade situationer?
- Vad motiverar kandidaten i arbetet?
- Hur skulle du beskriva kandidatens engagemang och ansvarstagande?
- Skulle du vilja arbeta med kandidaten igen? Varför/varför inte?
Indirekta referenser (Tidigare arbetsgivare, nätverkskontakter, branschkollegor)
- Hur är kandidatens rykte inom branschen?
- Har du hört något om kandidatens arbetsstil och prestationer?
- Hur uppfattas kandidaten av tidigare arbetsgivare och kollegor?
- Har kandidaten någon särskild expertis eller specialkompetens?
- Hur väl anses kandidaten passa för den aktuella tjänsten?
- Har kandidaten varit involverad i några framgångsrika projekt?
- Hur engagerad är kandidaten i sitt arbete?
- Har kandidaten visat prov på innovation och nytänkande?
- Hur hanterar kandidaten professionella relationer och nätverkande?
Fördelar
- Strukturerad och konsekvent bedömning: En guide säkerställer att alla referenser får samma frågor, vilket gör det lättare att jämföra kandidater objektivt.
- Verifiering av kandidatens uppgifter: Man kan bekräfta information om tidigare anställningar och utbildningar, vilket minskar risken för felrekrytering.
- Djupare insikter om arbetsbeteende: Referenser kan ge en mer nyanserad bild av kandidatens arbetsstil, samarbetsförmåga och prestationer.
- Identifiering av styrkor och utvecklingsområden: Genom att ställa rätt frågor kan du få en bättre förståelse för kandidatens kompetenser och eventuella förbättringsområden.
- Skydd mot kontraproduktiva beteenden: Referenstagning kan hjälpa till att identifiera potentiella problem som kan påverka arbetsmiljön negativt.
- Effektivare rekryteringsprocess: En väl utformad guide sparar tid och gör referenstagningen mer strukturerad och effektiv.
- Djupare insikter om kandidatens arbetsstil: Genom att ställa specifika frågor kan du få en bättre förståelse för hur kandidaten fungerar i olika arbetsmiljöer.
- Identifiering av riskfaktorer: Referenser kan hjälpa till att upptäcka eventuella kontraproduktiva beteenden som kan påverka arbetsplatsen negativt.
- Förbättrad kandidat- och referensupplevelse: En strukturerad referenstagning skapar en mer professionell och positiv upplevelse för både kandidaten och referensen.
- Skydd mot felrekryteringar: Genom att verifiera kandidatens uppgifter och prestationer kan du minska risken för att anställa någon som inte passar för rollen.
- Effektivare rekryteringsprocess: En digital referenstagning kan spara tid och göra processen mer smidig och strukturerad.
Nackdelar
- Risk för standardiserade svar: En strikt mall kan leda till att referenser ger förväntade och generiska svar, vilket kan minska värdet av referenstagningen.
- Begränsad flexibilitet: En fast struktur kan göra det svårt att anpassa frågorna efter specifika roller eller unika kandidater.
- Tidskrävande: Att genomföra referenstagning enligt en guide kan ta längre tid än en mer informell referensintervju.
- Risk för subjektivitet: Referenser kan vara partiska och ge en överdrivet positiv eller negativ bild av kandidaten.
- Begränsad insikt i mjuka kompetenser: En guide fokuserar ofta på arbetsrelaterade frågor och kan missa viktiga aspekter som personlighet och kulturpassning.
- GDPR och sekretessutmaningar: Det är viktigt att hantera referensuppgifter korrekt för att följa dataskyddslagar och undvika integritetsproblem.
Steg-för-steg-guide
- Förberedelse: Identifiera vilka kompetenser och egenskaper du vill verifiera. Bestäm vilka referenser du vill kontakta (tidigare chefer, kollegor, kunder). Informera kandidaten om referenstagningen och be om samtycke.
- Utformning av frågor: Skapa en strukturerad frågeguide med både öppna och specifika frågor. Inkludera frågor om kandidatens arbetsstil, prestationer och samarbetsförmåga. Ställ frågor som kan avslöja eventuella riskfaktorer eller förbättringsområden.
- Genomförande av referenssamtal: Presentera dig och syftet med samtalet. Ställ frågor enligt din guide och lyssna aktivt på svaren. Be om konkreta exempel för att få en djupare förståelse.
- Analys och dokumentation: Sammanställ svaren och jämför dem med kandidatens egen beskrivning. Identifiera mönster och eventuella varningstecken. Dokumentera referenssvaren på ett strukturerat sätt.
- Beslutsfattande: Använd referensinformationen som en del av den slutliga bedömningen. Diskutera resultaten med rekryteringsteamet. Gör en välgrundad anställningsbeslut baserat på all insamlad information.
Organisation
Olika befattningar använder Referensfrågeguider på olika sätt beroende på deras roll i rekryteringsprocessen.
- HR-specialister och rekryterare: Använder guiden för att säkerställa en strukturerad och objektiv referenstagning. De fokuserar på att verifiera kandidatens kompetenser och arbetslivserfarenhet.
- Chefer och rekryterande ledare: Ställer frågor som ger insikt i kandidatens arbetsstil, samarbetsförmåga och ledarskapsegenskaper. De vill ofta veta hur kandidaten fungerar i team och hanterar ansvar.
- HR-strateger och Talent Acquisition-specialister: Använder referensfrågeguider för att identifiera långsiktiga matchningar och säkerställa att kandidaten passar in i företagets kultur och värderingar.
- Konsulter och externa rekryteringspartners: Följer en standardiserad referensprocess för att säkerställa att de levererar högkvalitativa kandidater till sina kunder.
- Personalansvariga inom olika branscher: Anpassar referensfrågorna efter specifika yrkesroller, exempelvis tekniska kompetenser inom IT eller kundhantering inom försäljning.
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex rekryterare som en resurs vid hela eller som en del av rekryteringsprocessen och för bästa styrning, boka projektledare. Behöver ni kommunicera grafiskt internt eller externt, anlita grafisk designer.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
073-9282441
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för koncepten och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av koncepten med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
