”Design med användaren i fokus”
Koncept att integrera & utveckla
Vad innebär konceptet Problem statement?
Ett problem statement inom UX är en kortfattad, konkret formulering av det användarproblem som designteamet ska lösa. Det fungerar som en kompass i designprocessen, ett gemensamt språk som hjälper teamet att fokusera på rätt behov, undvika lösningsfällor och säkerställa att insatserna skapar verkligt värde för användaren.
Syfte
- Identifiera och rama in: det verkliga problemet, inte bara symptomen.
- Skapa samsyn: mellan intressenter, designers och utvecklare.
- Fungera som grund: för idéutveckling, prioritering och testning.
- Fokusera teamets insatser: Hjälper alla i teamet att rikta sin kreativitet och analys mot det verkliga problemet, inte mot lösningar som känns ”snygga” men saknar relevans.
- Skapa empati för användaren: Genom att formulera problemet ur användarens perspektiv skapas förståelse för deras behov, frustrationer och mål.
- Minska risken för scope creep: Ett tydligt problem statement fungerar som en gränsmarkör—det blir lättare att säga nej till irrelevanta funktioner eller sidospår.
- Underlätta prioritering: När flera problem identifieras, hjälper välformulerade statements att jämföra och prioritera utifrån användarvärde och affärsnytta.
- Stödja hypotesformulering och testning: Problemformuleringen blir en grund för att skapa testbara hypoteser och mätbara mål i design- och utvecklingsarbetet.
- Förbättra kommunikation med intressenter: Ett koncist statement gör det lättare att förklara designval för beslutsfattare, utvecklare och andra roller.
- Skapa en röd tråd genom hela processen: Från research till prototyp och testning. Problemformuleringen fungerar som ett ankare som håller projektet användarcentrerat.
Strukturmallar
- Klassisk användarcentrerad mall: > [Användartyp] har svårt att [göra något] eftersom [orsak/problem], vilket leder till [negativ konsekvens]. Exempel > Förstagångsanvändare har svårt att boka tid via appen eftersom bokningsflödet saknar tydliga instruktioner, vilket leder till frustration och avhopp.
- Jobs-to-be-Done-inspirerad: > När [användare] försöker [uppgift/mål], stöter de på [hinder] vilket gör att de inte kan [önskat resultat]. Exempel > När småföretagare försöker skapa en faktura, stöter de på komplexa fält och tekniska termer, vilket gör att de inte kan fakturera utan extern hjälp.
- Affärs- och användarbalanserad: [Användare] behöver [funktion/upplevelse] för att kunna [mål], men [nuvarande lösning] gör detta svårt, vilket påverkar både [användarupplevelse] och [affärsmål]. Exempel > Kundtjänstmedarbetare behöver snabb tillgång till kundhistorik för att kunna ge relevant support, men dagens system kräver flera klick och sökningar, vilket påverkar både kundnöjdhet och svarstider.
- Emotionellt laddad formulering: [Användare] känner sig [emotion] när de försöker [uppgift], eftersom [designproblem] gör det svårt att [mål]. Exempel > Nyblivna föräldrar känner sig osäkra när de försöker hitta barnläkare i appen, eftersom filtreringsfunktionen är otydlig och saknar relevanta kategorier.
- Kontextuell och miljöbaserad: I situationer där [kontext], har [användare] svårt att [uppgift] eftersom [begränsning], vilket leder till [konsekvens]. Exempel: > I stressiga butiksmiljöer har kassapersonal svårt att registrera returer eftersom gränssnittet kräver flera manuella steg, vilket leder till köbildning och felregistreringar.
- Rollbaserad formulering (för interna system): > [Roll] behöver [verktyg/funktion] för att kunna [uppgift], men [nuvarande system] saknar [funktionalitet] vilket leder till [effekt]. Exempel > Lageransvariga behöver kunna se realtidsstatus på inkommande leveranser, men nuvarande dashboard saknar uppdateringsfunktion, vilket leder till dubbelarbete och missade leveranser.
Fördelar
- Fokus och riktning: Hjälper teamet att fokusera på det verkliga användarproblemet, inte bara lösningar. Minskar risken för att projektet spårar ur eller blir för brett (scope creep).
- Kognitiv tydlighet: Gör det lättare att förstå komplexa problem genom att bryta ner dem i hanterbara delar. Skapar en gemensam mental modell för alla involverade roller.
- Kommunikation och samsyn: Underlättar dialog mellan UX-designers, utvecklare, produktägare och intressenter. Fungerar som ett gemensamt språk för att diskutera behov, prioriteringar och lösningar.
- Målstyrning: Skapar tydliga mål för design, testning och utvärdering. Gör det enklare att formulera hypoteser och mätbara kriterier för framgång.
- Kreativitet med riktning: Stimulerar idéutveckling som är relevant och användarcentrerad. Ger en tydlig ram för brainstorming och konceptutveckling.
- Testbarhet och validering: Gör det möjligt att testa lösningar mot ett tydligt definierat problem. Underlättar A/B-testning, användartester och iterativ förbättring.
- Designkompass: Håller designbeslut på rätt kurs genom hela processen. Hjälper till att filtrera bort irrelevanta funktioner eller ”nice-to-have”-idéer.
- Empati och användarfokus: Tvingar teamet att se världen ur användarens perspektiv. Skapar förståelse för användarens kontext, känslor och hinder.
- Affärsnytta: Kopplar användarproblem till affärsmål, vilket stärker argumentationen för investeringar. Underlättar prioritering av funktioner som ger både användarvärde och affärseffekt.
- Modularitet i förbättringsarbete: Gör det möjligt att arbeta med flera problemområden parallellt. Passar utmärkt i Lean-arbete, Kaizen och PDCA-cykler där varje förbättring har sin egen problemformulering.
Nackdelar
Problem statements är kraftfulla verktyg inom UX och förbättringsarbete, finns det vissa nackdelar och risker att vara medveten om, särskilt när de används slentrianmässigt eller utan rätt kontext.
- Risk för förenkling: Ett kortfattat statement kan förenkla komplexa problem och missa viktiga nyanser, särskilt i systemiska eller kulturella sammanhang.
- Felaktig problemdefinition: Om problemet formuleras utifrån antaganden snarare än användarinsikter, kan hela designprocessen styras mot fel mål.
- Låsning vid en enda tolkning: Ett för snävt formulerat statement kan begränsa kreativiteten och hindra alternativa lösningar eller perspektiv.
- Överfokus på symptom: Det är lätt att formulera problem utifrån ytliga symptom (t.ex. “användaren klickar fel”) snarare än att gräva efter bakomliggande orsaker (t.ex. “designen saknar visuell hierarki”).
- Exkluderar affärs- eller tekniska perspektiv: Om statementet är för användarfokuserat kan det ignorera tekniska begränsningar, affärsmål eller organisatoriska realiteter.
- Svårighet att uppdatera: När ett problem statement väl är etablerat kan det vara svårt att revidera, även om ny data eller insikter tillkommer.
- Kan skapa falsk trygghet: Teamet kan känna att de “förstår problemet” bara för att det finns ett statement, även om det inte är validerat eller testat.
- Missbruk i dokumentation: I vissa organisationer används problem statements som formalia snarare än som verkliga designverktyg, vilket urholkar deras värde.
- Kan bli för generellt: Ett vagt eller allmänt formulerat statement (“användare har svårt att navigera”) ger liten vägledning för designbeslut.
Steg-för-steg-guide
- Identifiera användartypen: Vem är användaren? (Roll, kontext, behov) Använd personas eller verkliga användarintervjuer.
- Beskriv användarens mål eller uppgift: Vad försöker användaren uppnå? Fokusera på uppgiften, inte på lösningen.
- Identifiera hindret eller problemet: Vad gör det svårt för användaren att nå sitt mål? Använd data från observationer, tester eller supportärenden.
- Beskriv konsekvensen: Vad händer när problemet uppstår? Koppla till både användarupplevelse och affärseffekt.
- Formulera problemet som en hel mening: > [Användartyp] har svårt att [uppgift] eftersom [problem], vilket leder till [konsekvens].
- Validera med teamet och användare: Stäm av med intressenter. Stämmer detta med deras upplevelse? Testa med användare. Känner de igen sig? Revidera vid behov, ett problem statement är ett levande dokument.
Organisation
Ett problem statement är ett verktyg som hjälper organisationer att fokusera på verkliga behov och hinder. Det används inte bara av UX-designers, utan av en rad olika befattningar som vill skapa samsyn, riktning och förbättring.
- UX-designers: använder problem statements för att förstå användarens behov, frustrationer och mål. De formulerar problemen utifrån insikter från intervjuer, observationer och tester, och använder dem som grund för designlösningar.
- Produktägare: använder dem för att prioritera funktioner i backloggen. Genom att koppla problem till både användarvärde och affärsmål kan de fatta mer informerade beslut.
- Utvecklare: får genom problem statements en tydlig kontext för varför en funktion behövs. Det hjälper dem att förstå användarens perspektiv och bygga lösningar som faktiskt löser rätt problem.
- Service designers: använder problemformuleringar för att kartlägga hela användarresan. De identifierar systemiska hinder och designar förbättringar över flera touchpoints.
- Scrum masters och Agile coaches: använder dem i retrospektiv och planering för att skapa fokus i förbättringsarbetet. De hjälper team att formulera problem som kan lösas iterativt.
- HR och rekryterare: använder problem statements för att identifiera hinder i kandidatupplevelsen, onboarding eller interna processer. Det kan handla om otydlig kommunikation, tekniska hinder eller bristande tillgänglighet.
- Marknadsförare: använder dem för att förstå målgruppens hinder i kommunikation och konvertering. Det hjälper dem att skapa mer relevant budskap och kampanjer.
- Databasdesigners och BI-analytiker: formulerar problem kring datakvalitet, informationsgap eller rapportstruktur. Det ger riktning för teknisk förbättring som stödjer användarupplevelsen.
- Lean-koordinatorer och förbättringsledare: använder problem statements som grund för PDCA-cykler, Kaizen och rotorsaksanalyser. De hjälper team att arbeta strukturerat med förbättringar som är förankrade i verkliga behov.
- Kundtjänstchefer och supportansvariga; använder dem för att identifiera återkommande problem i användarupplevelsen. Genom att formulera dessa tydligt kan de driva förbättringar i system, processer och bemötande.
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex UX Designer eller UX Researcher, Tekniker mm som en resurs vid genomförandet eller projektledare för bästa styrning. För att få en attraktiv och bra design, ta då in en Grafisk designer som hjälp.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
073-9282441
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Problem statement företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för Problem statement konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av Problem statement konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
