”LEAN hjälper till att förbättra effektiviteten och eliminera slöseri”
Koncept att integrera & utveckla
Vad innebär konceptet Affinity diagram?
Affinity diagram är ett kraftfullt verktyg inom Lean för att organisera stora mängder idéer och verbal information, särskilt efter brainstorming. Genom att gruppera liknande förbättringsförslag under gemensamma rubriker får teamet en tydlig översikt över bakomliggande orsaker, olika perspektiv och möjliga lösningar. Det skapar struktur, främjar samarbete och gör det lättare att prioritera rätt åtgärder. I Lean-arbetet används affinitetsdiagram för att visualisera förbättringspotential och driva framdrift i både dagliga möten.
Varianter
- Klassisk post-it-metod: Används vid brainstorming. Deltagarna skriver idéer på lappar som sedan grupperas på en vägg eller tavla. Rubriker skapas efteråt för varje grupp.
- Digitalt Affinity-diagram: Genomförs i verktyg som Miro, Mural eller Microsoft Whiteboard. Passar distansarbete och hybridteam. Möjlighet att koppla idéer till åtgärder direkt.
- Tematiskt Affinity-diagram: Gruppering sker utifrån fördefinierade teman (t.ex. kund, process, teknik). Bra vid analys av kundfeedback eller förbättringsförslag.
- Tidslinje-baserat Affinity-diagram: Idéer placeras utifrån när de uppstår eller påverkar processen.
- Kompetensbaserat Affinity-diagram: Används för att kartlägga kompetensbehov och utvecklingsmål. Kopplas till en kompetensmatris och visualiseras i t.ex. Power BI.
Lean-koncept där Affinity diagram används
- Kaizen (kontinuerliga förbättringar): Används för att samla förbättringsidéer från teamet och gruppera dem inför åtgärdsplanering.
- A3-rapportering: I analysfasen används affinitetsdiagram för att strukturera problem, orsaker och lösningsförslag.
- Root Cause Analysis (RCA): Komplement till 5 Why och Ishikawa-diagram för att samla och gruppera möjliga orsaker.
- Voice of the Customer (VoC): Kundfeedback organiseras i affinitetsgrupper för att identifiera behov och förbättringsområden.
- Hoshin Kanri (strategisk målstyrning): Används för att strukturera idéer och mål från olika nivåer i organisationen.
- Standardiserat arbetssätt: För att identifiera variationer i arbetsmetoder och skapa gemensamma rutiner.
- Visual Management: Affinitetsgrupper kan visualiseras på tavlor för att visa förbättringsstatus och framdrift.
- Gemba Walks: Observationer från golvet samlas och grupperas för att identifiera mönster och förbättringsbehov.
- Problem Solving Workshops: Deltagare bidrar med insikter som organiseras i affinitetsdiagram för att skapa samsyn.
- Lean UX: Används för att strukturera användarinsikter, behov och designidéer.
Fördelar
- Strukturerar komplex information: Samlar stora mängder idéer, observationer och data. Gör det lätt att se samband och mönster.
- Främjar teamarbete och samsyn: Alla bidrar med sina perspektiv vilket stärker engagemang. Skapar gemensam förståelse för problem och lösningar.
- Stödjer rotorsaksanalys: Identifierar bakomliggande orsaker till problem. Komplement till 5 Why och Ishikawa-diagram.
- Snabbt och kostnadseffektivt: Kräver inga avancerade verktyg – post-its eller digitala motsvarigheter räcker. Kan användas direkt i Kaizen, Daily Startup eller Gemba Walks.
- Flexibelt och skalbart: Fungerar i produktion, UX, rekrytering, onboarding, projektledning m.m. Kan användas i både små team och stora organisationer.
- Visualiserar förbättringspotential: Gör det lätt att prioritera rätt åtgärder. Underlättar uppföljning och ansvarsfördelning.
- Stödjer Lean-koncept som: Kaizen, PDCA, Hoshin Kanri, A3, Voice of the Customer, Standardiserat arbetssätt, Värdeflödesanalys, Retrospektiv.
Nackdelar
- Tidskrävande vid stora datamängder: Att gruppera hundratals idéer kan ta lång tid, särskilt utan digitalt stöd. Risk för att deltagare tappar fokus om processen blir för utdragen.
- Subjektiv gruppering: Gruppering av idéer bygger ofta på tolkning, olika personer kan se olika samband. Risk för bias om en person styr hela strukturen.
- Begränsad analysdjup: Diagrammet visar samband, men inte alltid orsaker eller konsekvenser. Behöver ofta kompletteras med andra Lean-verktyg som 5 Why eller Värdeflödesanalys.
- Svårt att prioritera direkt: Affinitetsdiagram visar struktur, men inte nödvändigtvis vad som är viktigast. Kräver ofta ett extra steg för att värdera och välja åtgärder.
- Kan bli för breda eller otydliga: Om rubrikerna är för generella tappar man insikt om detaljer. Risk att viktiga idéer försvinner i stora grupper.
- Kräver facilitering: Utan en tydlig processledare kan mötet bli rörigt eller ineffektivt. Facilitering behövs för att hålla tempo och skapa samsyn.
- Inte alltid spårbart över tid: Om det inte dokumenteras digitalt eller kopplas till projektverktyg kan insikterna gå förlorade. Svårt att följa upp vad som faktiskt genomförts.
Steg-för-steg guide
- Definiera syftet: Vad vill ni förstå, förbättra eller lösa? Ex “Identifiera rotorsaker till kvalitetsbrister” eller “Samla idéer för bättre onboarding”.
- Samla in idéer: Genomför en brainstorming med teamet. Alla skriver ner sina idéer, observationer eller problem på separata lappar (fysiskt eller digitalt). Håll det kort, en idé per lapp.
- Sortera tyst: Deltagarna grupperar lapparna i tystnad, utan att diskutera. Syftet är att undvika påverkan och låta mönster växa fram organiskt.
- Skapa affinitetsgrupper: När lapparna är grupperade, ge varje grupp ett beskrivande namn. Namnet ska spegla det gemensamma temat eller problemet.
- Analysera mönster: Diskutera varje grupp: Vad säger den om problemet eller förbättringsområdet? Identifiera rotorsaker, hinder eller möjligheter.
- Prioritera: Välj ut de mest kritiska grupperna att arbeta vidare med. Använd t.ex. en matris för att bedöma påverkan vs. genomförbarhet.
- Koppla till åtgärder: Skapa konkreta förbättringsförslag utifrån varje prioriterad grupp. Dokumentera i t.ex. A3, PDCA eller projektplan.
- Visualisera och följ upp: Sätt upp diagrammet på Lean-tavla, whiteboard eller i digitalt verktyg. Följ upp åtgärder i Daily Startup eller förbättringsmöten.
Organisation
- Produktionstekniker: Samlar in förbättringsidéer från operatörer och visualiserar dem i affinitetsgrupper. Använder diagrammet för att identifiera tekniska rotorsaker och prioritera åtgärder i Kaizen.
- Lean-koordinator: Leder affinitetsworkshops och faciliterar gruppering av idéer. Kopplar affinitetsgrupper till PDCA-cykler, A3-rapporter och strategiska mål.
- Projektledare: Använder affinitetsdiagram för att strukturera risker, behov och förbättringsförslag i projektstart. Visualiserar teamets input för att skapa samsyn och tydlig projektplan.
- UX-designer: Grupperar användarinsikter från intervjuer, tester och feedback. Identifierar mönster i beteenden och behov som underlag för designbeslut.
- Kvalitetsansvarig: Samlar avvikelser och förbättringsförslag från kvalitetsdata. Grupperar dem för att hitta systematiska brister och förbättringsområden.
- Utbildningsansvarig / HR: Använder affinitetsdiagram för att kartlägga kompetensbehov och utbildningsmål. Visualiserar input från medarbetare i onboarding eller trainéeprogram.
- Rekryterare: Grupperar kravprofiler, kandidatinsikter och arbetsprover för att matcha rätt kompetens. Använder affinitetsstruktur i rekryteringsworkshops eller bemanningsplanering.
- Operatörer / Teammedlemmar: Bidrar med idéer i förbättringsmöten eller Daily Startup. Ser sina tankar bli synliga och grupperade, stärker delaktighet och engagemang.
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex produktionstekniker som en resurs vid genomförandet eller projektledare för bästa styrning. Planerar ni att införa flera Lean koncept, ta då in en Lean Coordinator som hjälper er med en övergripande Lean strategi.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
073-9282441
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller Affinity diagram konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Affinity diagram Företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för Affinity diagram konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av Affinity diagram konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
