”LEAN hjälper till att förbättra effektiviteten och eliminera slöseri”
Koncept att integrera & utveckla
Vad innebär Role relation map?
En Role Relation Map inom Six Sigma är ett strukturerat sätt att visualisera hur olika roller samverkar i ett förbättringsprojekt, vilka beroenden som finns och hur ansvar, mandat och kommunikation flödar genom organisationen. Kartan tydliggör inte bara vem som gör vad, utan även hur rollerna påverkar varandra, vilka beslutspunkter som är kritiska och var risker för missförstånd eller flaskhalsar kan uppstå. I praktiken fungerar den som ett navigationsverktyg för att skapa stabilitet, förutsägbarhet och effektivt samarbete i DMAIC‑arbetet. Den visar relationerna mellan ledning, processägare, projektroller (Green Belt, Black Belt, Master Black Belt), operativa team, stödfunktioner och kundens röst. Genom att synliggöra dessa relationer blir det enklare att säkerställa att rätt personer är involverade vid rätt tidpunkt, att beslut fattas på rätt nivå och att förbättringsarbetet inte tappar fart. En Role Relation Map hjälper organisationen att undvika dubbelarbete, konflikter om ägarskap och otydliga förväntningar. Den skapar en gemensam förståelse för hur rollerna bidrar till att minska variation, eliminera fel och driva hållbara förbättringar. När kartan används aktivt i projektstart, styrning och uppföljning blir den ett kraftfullt verktyg för att bygga en lärande kultur där rollerna inte bara är definierade, utan integrerade i ett sammanhängande system.
Typer
- Hierarkisk Role Relation Map: Den hierarkiska kartan visar hur rollerna i Six Sigma förhåller sig till varandra utifrån nivå, mandat och strategiskt ansvar. Ledning och Master Black Belts placeras högst upp som strategiska beslutsfattare, följt av Black Belts som driver större projekt och Green Belts som arbetar operativt i förbättringsinitiativ. Operativa team och stödfunktioner ligger närmare processen. Denna typ av karta används för att tydliggöra beslutsvägar, eskaleringspunkter och hur förbättringsarbetet kopplas till organisationens övergripande mål.
- Processcentrerad Role Relation Map: Den processcentrerade kartan fokuserar på hur rollerna interagerar i DMAIC‑flödet. Den visar vilka roller som är aktiva i Define‑fasen, vilka som ansvarar för mätning och analys, och vilka som driver förbättringar och kontrollerar stabilitet. Processägare, Black Belts och operativa team synliggörs som centrala noder i olika faser. Kartan används för att säkerställa att rätt kompetenser är involverade vid rätt tidpunkt och att förbättringsarbetet följer en logisk och effektiv struktur.
- Kommunikations- och samverkanskarta: Denna karttyp visualiserar informationsflöden, mötespunkter och samverkansbehov mellan roller. Den visar exempelvis hur Green Belts kommunicerar med operativa team, hur Black Belts rapporterar till Master Black Belts och hur stödfunktioner som kvalitet, IT och HR kopplas in vid behov. Kartan används för att undvika flaskhalsar, missförstånd och dubbelarbete genom att tydliggöra vem som behöver kommunicera med vem, när och varför.
- Ansvars- och mandatkarta: Ansvars- och mandatkartor fokuserar på ägarskap, godkännanden och beslutsmandat. De visar vilka roller som har ansvar för CTQ‑parametrar, vilka som godkänner förändringar i processen och vilka som driver implementering. Processägare och ledning framträder som centrala beslutsfattare, medan Black Belts och Green Belts syns som drivande roller i analys och förbättring. Kartan används för att skapa tydlighet kring ansvarsfördelning och undvika konflikter om ägarskap.
- Kundcentrerad Role Relation Map: Den kundcentrerade kartan kopplar interna roller till Voice of the Customer och kritiska kvalitetsparametrar. Den visar hur kundens behov översätts till CTQ‑krav, hur variation påverkar kundupplevelsen och hur olika roller ansvarar för att säkerställa att förbättringsarbetet är förankrat i faktiska behov. Operativa team, Green Belts och processägare framträder som nyckelroller eftersom de direkt påverkar leveransen av kundvärde.
- Tvärfunktionell samverkanskarta: Den tvärfunktionella kartan visar hur olika funktioner exempelvis kvalitet, ekonomi, IT, HR och kundservice samverkar i ett Six Sigma‑projekt. Den tydliggör beroenden mellan funktioner och hur deras insatser påverkar projektets framdrift. Kartan används särskilt i komplexa projekt där flera avdelningar måste bidra med data, analys, systemstöd eller kompetensutveckling.
Fördelar
- Tydligare ansvarsfördelning: En Role Relation Map skapar omedelbar klarhet kring vem som ansvarar för vad i ett Six Sigma‑projekt. Genom att visualisera roller och mandat minskar risken för dubbelarbete, otydligt ägarskap och konflikter om beslut. Teamet får en gemensam bild av ansvarspunkter, vilket gör projektet mer stabilt och förutsägbart.
- Effektivare kommunikation och samverkan: Kartläggningen visar hur information ska flöda mellan roller, vilket gör kommunikationen mer strukturerad och förhindrar flaskhalsar. Green Belts, Black Belts, processägare och stödfunktioner ser exakt när och hur de ska interagera. Detta leder till snabbare problemlösning och färre missförstånd.
- Starkare koppling till kundvärde: Genom att inkludera Voice of the Customer i kartan blir det tydligt hur varje roll påverkar kundens upplevelse och kritiska kvalitetsparametrar (CTQ). Det hjälper teamet att prioritera rätt förbättringar och säkerställer att projektet är förankrat i faktiska behov, inte interna antaganden.
- Bättre styrning av DMAIC‑processen: Role Relation Maps gör det enklare att se vilka roller som är aktiva i varje fas av DMAIC. Det skapar ett mer strukturerat flöde där rätt kompetenser kopplas in vid rätt tidpunkt. Resultatet blir snabbare analys, mer träffsäkra förbättringar och en stabilare kontrollfas.
- Ökad tvärfunktionell förståelse: När kartan visar relationer mellan funktioner som kvalitet, IT, HR och ekonomi blir det tydligt hur deras insatser påverkar projektet. Detta stärker samarbetet över avdelningsgränser och gör det enklare att mobilisera rätt stöd när projektet kräver det.
- Minskad variation och högre kvalitet i arbetssätt: Genom att synliggöra hur rollerna ska samverka skapas ett mer standardiserat arbetssätt. Det minskar variation i hur projekt drivs, förbättrar metoddisciplin och ökar sannolikheten att förbättringarna blir hållbara över tid.
- Snabbare beslutsfattande: När mandat, eskaleringsvägar och godkännandepunkter är tydligt visualiserade kan beslut fattas snabbare och på rätt nivå. Det förhindrar att projekt fastnar i väntan på godkännanden och gör förbättringsarbetet mer effektivt.
Nackdelar
- Risk för överkomplexitet: En Role Relation Map kan snabbt bli för detaljerad, särskilt i stora organisationer med många roller och stödfunktioner. När kartan blir för komplex tappar den sin funktion som översiktligt verktyg och blir istället svår att tolka, vilket kan skapa förvirring snarare än klarhet.
- Tidskrävande att skapa och underhålla: Att kartlägga alla roller, relationer, mandat och kommunikationsvägar kräver tid och samordning. I organisationer där roller förändras ofta kan kartan snabbt bli inaktuell, vilket innebär att den måste uppdateras regelbundet för att behålla sitt värde.
- Kan skapa falsk trygghet: En välritad karta kan ge intrycket av att roller och relationer är tydligare än de faktiskt är i praktiken. Om organisationen inte följer kartan eller om informella strukturer är starkare än de formella kan Role Relation Map ge en missvisande bild av hur arbetet faktiskt fungerar.
- Risk för att förstärka silos: Om kartan fokuserar för mycket på formella roller och avdelningsgränser kan den oavsiktligt förstärka silotänkande. Team kan börja se sina roller som strikt avgränsade, vilket minskar flexibilitet och tvärfunktionellt samarbete något som är avgörande i Six Sigma‑projekt.
- Kan upplevas som byråkratisk: Vissa team kan uppleva Role Relation Maps som ett administrativt lager som inte tillför direkt värde i det dagliga arbetet. Om kartan inte kopplas tydligt till praktiska beslut och aktiviteter riskerar den att ses som dokumentation snarare än ett verktyg.
- Beroende av korrekt tolkning: En karta är bara så bra som användarnas förmåga att tolka den. Om roller eller relationer är otydligt beskrivna kan olika personer tolka kartan på olika sätt, vilket skapar nya missförstånd istället för att lösa befintliga.
- Kan dölja dynamiken i verkliga projekt: Six Sigma‑projekt är ofta dynamiska och förändras över tid. En statisk karta kan inte alltid fånga informella relationer, spontana samarbeten eller snabba beslut som sker utanför den formella strukturen. Detta kan göra kartan mindre användbar i praktiken.
Steg-för-steg guide
- Definiera syftet med kartan: Bestäm varför Role Relation Map behövs ex för projektstart, för att tydliggöra ansvar, för att förbättra kommunikation eller för att skapa stabilitet i DMAIC‑flödet. Ett tydligt syfte styr vilka relationer som ska visualiseras.
- Identifiera alla relevanta roller: Lista alla roller som påverkar projektet så som ledning, Master Black Belts, Black Belts, Green Belts, processägare, operativa team och stödfunktioner (kvalitet, IT, HR, ekonomi). Ta med både formella och informella roller om de påverkar flödet.
- Kartlägg ansvar och mandat: För varje roll: definiera vad de äger, beslutar, godkänner och levererar. Detta är grunden för att undvika konflikter och otydlighet senare. Koppla ansvar till CTQ‑parametrar och processdelar.
- Identifiera relationer och beroenden: Beskriv hur rollerna interagerar: vem rapporterar till vem, vilka roller samarbetar i olika DMAIC‑faser, vilka stödfunktioner behövs och när. Fokusera på kritiska beroenden som kan skapa flaskhalsar.
- Kartlägg kommunikationsflöden: Bestäm hur information ska flöda ex vilka möten som behövs, vilka eskaleringsvägar som gäller, och hur beslut ska kommuniceras. Detta steg minskar risken för missförstånd och fördröjningar.
- Visualisera kartan: Skapa en tydlig grafisk karta där rollerna placeras logiskt som ex hierarkiskt, processcentrerat eller tvärfunktionellt beroende på syftet. Använd linjer, pilar och färger för att visa relationer, mandat och kommunikationsvägar.
- Validera kartan med teamet: Gå igenom kartan med alla berörda roller. Säkerställ att den stämmer med verkligheten och att alla förstår sina relationer och ansvar. Justera vid behov för att undvika framtida konflikter.
- Integrera kartan i DMAIC‑arbetet: Använd kartan aktivt i projektstart, styrning, analysmöten och uppföljning. Den ska vara ett levande verktyg, inte en statisk dokumentation. Koppla den till projektplaner, kommunikationsplaner och riskanalyser.
- Uppdatera kartan vid förändringar: När roller, ansvar eller projektets omfattning ändras, uppdatera kartan direkt. En inaktuell karta skapar falsk trygghet och kan leda till felaktiga beslut.
Organisation
- Ledning (Executive Leadership): Ledningen använder Role Relation Map för att säkerställa att förbättringsarbetet är strategiskt förankrat och att rätt roller har rätt mandat. De granskar kartan för att se beslutsvägar, ägarskap och kritiska beroenden. Kartan hjälper dem att undanröja hinder, tilldela resurser och säkerställa att projektet är kopplat till organisationens mål. Ledningen arbetar främst med kartans övergripande struktur och godkänner förändringar i roller och ansvar.
- Master Black Belt: Master Black Belts arbetar med Role Relation Map som ett styrningsverktyg. De använder kartan för att coacha Black Belts, standardisera metodik och säkerställa att rollerna följer Six Sigma‑principer. Kartan hjälper dem att identifiera var metodstöd behövs, var risker finns och hur kommunikation ska flöda. De uppdaterar kartan när projektets komplexitet ökar och när nya stödfunktioner kopplas in.
- Black Belt: Black Belts använder Role Relation Map operativt i projektens dagliga arbete. Kartan visar vilka roller de ska involvera i varje DMAIC‑fas, vilka beslutsmandat som gäller och vilka stödfunktioner som behövs. De använder kartan för att planera workshops, koordinera analysarbete och säkerställa att rätt personer är med vid kritiska beslut. För dem är kartan ett praktiskt verktyg för att undvika flaskhalsar och hålla projektet i rörelse.
- Green Belt: Green Belts arbetar med Role Relation Map för att förstå hur deras roll kopplas till processägare, operativa team och stödfunktioner. Kartan hjälper dem att se när de ska samla data, när de ska involvera teamledare och när de ska eskalera problem till Black Belts. De använder kartan för att navigera i organisationen och för att säkerställa att förbättringar är förankrade i vardagsverksamheten.
- Processägare (Process Owner): Processägare använder Role Relation Map för att se hur deras ansvar kopplas till CTQ‑parametrar, kundvärde och förbättringsinitiativ. Kartan visar vilka roller som påverkar processen, vilka som behöver deras godkännande och hur förändringar ska implementeras. Processägare arbetar med kartan för att säkerställa stabilitet, kvalitet och långsiktig hållbarhet i processen.
- Operativa team (Operators / Team Leaders): Operativa team använder Role Relation Map för att förstå hur deras arbete påverkar variation, kvalitet och kundvärde. Kartan visar vilka roller de ska samarbeta med, hur förbättringar ska implementeras och vem de ska rapportera problem till. För dem fungerar kartan som en vägledning för hur de ska bidra till förbättringsarbetet och hur förändringar ska införas i det dagliga arbetet.
- Stödfunktioner (Quality, IT, HR, Finance): Stödfunktioner använder Role Relation Map för att se när och hur de ska kopplas in i projektet. Kvalitet använder kartan för att planera mätningar och kontroller, IT för att stödja datainsamling och systemförändringar, HR för att hantera kompetensutveckling och beteendeförändringar, och ekonomi för att koppla förbättringar till kostnadseffektivitet. Kartan hjälper dem att förstå sina beroenden och leveranser.
- Kundens röst (Voice of the Customer): Även om kunden inte är en intern befattning, arbetar organisationen med Role Relation Map för att koppla kundens behov till interna roller. Kartan visar hur CTQ‑krav översätts till ansvar hos processägare, Green Belts och operativa team. Den används för att säkerställa att förbättringsarbetet är kunddrivet och att rollerna förstår hur deras arbete påverkar kundvärdet.
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex produktionstekniker som en resurs vid genomförandet eller projektledare för bästa styrning. Planerar ni att införa flera Lean koncept, ta då in en Lean Coordinator som hjälper er med en övergripande Lean strategi.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
073-9282441
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Role relation map företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för Role relation map konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av Role relation map konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
