”LEAN hjälper till att förbättra effektiviteten och eliminera slöseri”
Koncept att integrera & utveckla
Vad innebär Project team members?
Project Team Members utgör den bredare gruppen av personer som aktivt deltar i ett Six Sigma‑projekt och bidrar med kompetens, data, insikter och praktiskt genomförande. De är inte en del av kärnteamet som leder projektet, men de är avgörande för att projektet ska lyckas eftersom de representerar den operativa verkligheten där problemen uppstår och lösningarna ska fungera. Project Team Members kan komma från olika funktioner så som produktion, tjänsteleverans, IT, kvalitet, ekonomi, HR eller kundservice och deras roll är att bidra med expertis, delta i workshops, samla in och verifiera data, testa nya arbetssätt och ge feedback på förändringar. De hjälper till att kartlägga processer, identifiera variation, beskriva praktiska hinder och säkerställa att lösningar är realistiska och förankrade i vardagen. Genom att involvera personer som arbetar nära processen ökar projektets kvalitet, datans tillförlitlighet och sannolikheten att förbättringar blir hållbara. Project Team Members fungerar därför som projektets praktiska ryggrad, de gör analysen djupare, implementeringen snabbare och resultaten mer robusta.
Typer
- Operativa experter: Operativa experter är medarbetare som arbetar direkt i processen som ska förbättras. De bidrar med praktisk kunskap om hur arbetet utförs, vilka hinder som finns och var variation uppstår. Deras insikter är avgörande för att kartlägga nuläget och säkerställa att lösningar fungerar i verkligheten.
- Tvärfunktionella specialister: Tvärfunktionella specialister kommer från angränsande funktioner som kvalitet, IT, ekonomi, HR eller kundservice. De deltar när projektet berör deras område och bidrar med expertis som stärker analysen, datakvaliteten och implementeringen. Deras roll är att säkerställa att förändringar är kompatibla med system, regler, budget och kundkrav.
- Data- och analysstöd: Den här gruppen består av personer som hjälper till med datainsamling, mätningar, statistik och visualisering. De kan vara analytiker, controllers eller kvalitetsingenjörer som säkerställer att projektet har tillförlitlig data och att variationen i processen mäts korrekt.
- Processrepresentanter: Processrepresentanter är medarbetare som inte arbetar i processen dagligen men som påverkas av den eller har en roll i flödet. De deltar för att ge perspektiv på hur förändringar påverkar andra delar av verksamheten och för att undvika suboptimering.
- Test- och implementeringsstöd: Den här gruppen består av personer som deltar i piloter, tester och implementering av nya arbetssätt. De hjälper till att prova lösningar, ge feedback och säkerställa att standarder uppdateras och följs. De är viktiga för att förankra förändringen i vardagen.
- Intressentrepresentanter: Intressentrepresentanter är personer som inte arbetar i processen men som påverkas av projektets resultat, exempelvis kundservice, försäljning eller interna kunder. De deltar för att säkerställa att projektet tar hänsyn till kundbehov, affärsmål och användarupplevelse.
Fördelar
- Högre datakvalitet och mer träffsäkra analyser: Project Team Members bidrar med detaljerad kunskap om processen och dess variation, vilket gör att datainsamling och analys blir mer korrekt och verklighetsnära. Deras insikter minskar risken för felaktiga antaganden och ökar precisionen i både problemformulering och rotorsaksanalys.
- Starkare förankring i verksamheten: När personer från den operativa vardagen deltar i projektet skapas en naturlig förankring av både problem och lösningar. Det gör att förändringar upplevs som relevanta, realistiska och anpassade till verkliga arbetsflöden, vilket i sin tur ökar acceptansen för förbättringarna.
- Snabbare och mer hållbar implementering: Project Team Members är ofta de som ska arbeta med de nya standarderna och rutinerna. Genom att involvera dem tidigt i projektet blir implementeringen snabbare, mer smidig och betydligt mer hållbar över tid. De hjälper till att identifiera praktiska hinder och säkerställa att lösningar fungerar i vardagen.
- Breddad kompetens och tvärfunktionell förståelse: Eftersom Project Team Members kan komma från olika funktioner skapas ett bredare perspektiv på processen. Det leder till bättre helhetsförståelse, minskad suboptimering och lösningar som tar hänsyn till flera delar av verksamheten. Tvärfunktionell kompetens stärker projektets kvalitet.
- Ökad kreativitet och fler idéer: När fler personer deltar i workshops, kartläggningar och problemlösning ökar mängden idéer och alternativa lösningar. Project Team Members bidrar med olika erfarenheter och perspektiv, vilket gör att projektet får en rikare idébank och större innovationskraft.
- Stärkt ägarskap och engagemang: Genom att involvera medarbetare i analys, testning och implementering skapas ett starkare ägarskap för både problemet och lösningen. Det leder till högre engagemang, bättre följsamhet till nya arbetssätt och en kultur där förbättringar drivs gemensamt.
- Minskad belastning på kärnteamet: Project Team Members avlastar Core Team genom att bidra med datainsamling, observationer, testning och praktiskt genomförande. Det gör att kärnteamet kan fokusera på metod, analys och strategiska beslut, medan projektets operativa delar hanteras av en bredare grupp.
Nackdelar
- Risk för ojämnt engagemang: Eftersom Project Team Members ofta deltar parallellt med sina ordinarie arbetsuppgifter kan engagemanget variera kraftigt. Vissa bidrar aktivt medan andra deltar sporadiskt, vilket skapar ojämn kvalitet i datainsamling, analys och testning. Detta kan leda till att projektet tappar fart eller att viktiga insikter missas.
- Begränsad metodkunskap: Project Team Members har sällan djup kunskap om Six Sigma‑metodik, statistiska verktyg eller DMAIC‑strukturen. Det innebär att de kan ha svårt att tolka data, förstå variation eller bidra till mer avancerade analyser. Kärnteamet måste därför lägga tid på att förklara metoder och säkerställa att alla arbetar på ett konsekvent sätt.
- Risk för suboptimering och egna agendor: Eftersom Project Team Members representerar olika funktioner kan de ibland driva sina egna perspektiv eller skydda sina arbetsområden. Detta kan skapa konflikter, försvarsbeteenden eller fokus på lokala förbättringar istället för helheten. Resultatet kan bli att projektet bromsas eller att lösningar inte blir optimala för hela processen.
- Tidskonflikter och prioriteringsproblem: Medarbetare som ingår i projektet har ofta fullt ansvar i sina ordinarie roller. När arbetsbelastningen ökar riskerar projektet att nedprioriteras, vilket leder till försenade aktiviteter, bristande datainsamling och svårigheter att genomföra tester. Detta påverkar projektets takt och kan förlänga DMAIC‑cykeln avsevärt.
- Variation i kompetens och kvalitet på bidrag: Eftersom Project Team Members kan ha olika erfarenhetsnivåer, teknisk kompetens och förståelse för processen varierar kvaliteten på deras bidrag. Vissa levererar detaljerade och korrekta insikter, medan andra ger mer ytliga eller subjektiva observationer. Detta skapar variation i projektets underlag och kan påverka beslutens kvalitet.
- Behov av mer koordinering och ledning: En bred projektgrupp kräver mer koordinering, kommunikation och struktur. Projektledaren måste hantera möten, förväntningar, rollfördelning och informationsflöden för att undvika missförstånd och ineffektivitet. Detta ökar den administrativa belastningen och kräver tydligare styrning från kärnteamet.
Steg-för-steg Guide
- Förstå syftet med projektet och rollen: Börja med att sätta sig in i projektets mål, problemformulering och varför just denna process ska förbättras. Klargör tillsammans med projektledaren vad rollen är: vilken kompetens som man ska bidra med, vilka aktiviteter man förväntas delta i och hur mycket tid man ska avsätta. Ju tydligare din roll är, desto lättare blir det att prioritera rätt och bidra konsekvent genom hela DMAIC‑arbetet.
- Beskriva nuläget och processen i detalj: Delta aktivt i kartläggningen av nuläget genom att beskriva hur arbetet faktiskt går till idag, steg för steg. Hjälp till att identifiera variation, flaskhalsar, väntetider, omvägar och kvalitetsproblem. Använd gärna enkla skisser, processkartor eller värdeflödesanalyser som stöd. Din praktiska erfarenhet är central för att få en realistisk bild av processen innan några lösningar diskuteras.
- Samla in och verifiera data: Medverka i datainsamling genom att mäta, observera och dokumentera hur processen beter sig över tid. Följ de mätplaner och instruktioner som kärnteamet tagit fram, så att data blir jämförbar och tillförlitlig. Hjälp till att säkerställa att mätningar görs på rätt sätt, vid rätt tidpunkt och i rätt volym, samt att avvikelser eller osäkerheter dokumenteras tydligt.
- Delta i rotorsaksanalys och problemförståelse: Bidra med erfarenhet när projektet analyserar varför problemen uppstår, till exempel genom att delta i orsaks‑verkan‑diskussioner, fiskbensdiagram eller 5 Varför‑analyser. Var konkret och koppla observationer till faktiska händelser i vardagen. Hjälp kärnteamet att skilja mellan symptom och verkliga rotorsaker, så att åtgärder riktas mot rätt delar av processen.
- Generera och värdera förbättringsidéer: Medverka i workshops där förbättringsförslag tas fram, både små justeringar och större förändringar. Utgå från rotorsakerna och bedöm idéerna utifrån genomförbarhet, påverkan på kvalitet, tid, kostnad och arbetsmiljö. Var ärlig med vad som är realistiskt i vardagen och hjälp till att identifiera risker eller beroenden som kan påverka implementeringen.
- Testa lösningar och ge konkret feedback: Delta i piloter och tester av nya arbetssätt, standarder eller verktyg. Följ de överenskomna testplanerna och dokumentera vad som fungerar, vad som inte fungerar och vilka justeringar som behövs. Ge konkret, faktabaserad feedback till kärnteamet, så att lösningarna kan förbättras innan de rullas ut brett. Din upplevelse i praktiken är avgörande för att undvika teoretiska lösningar som faller i verkligheten.
- Säkerställa standardisering och efterlevnad: När en lösning beslutas som ny standard, hjälp till att förankra den i vardagen genom att följa den konsekvent och uppmärksamma avvikelser. Stöd kollegor i att förstå varför förändringen införts och hur den ska användas. Medverka i uppdatering av instruktioner, checklistor och visuella hjälpmedel, så att det nya arbetssättet blir tydligt, enkelt och hållbart över tid.
- Fortsätta förbättra och rapportera lärdomar: Efter implementering, fortsätt att observera processen och lyfta nya förbättringsmöjligheter. Dela lärdomar med kärnteamet och andra Project Team Members, både om vad som fungerat bra och vad som kan utvecklas vidare. På så sätt blir man en aktiv del av den kontinuerliga förbättringen, inte bara en tillfällig resurs under projektet.
Organisation
- Chefer och ledning: Chefer och ledning arbetar med Project Team Members genom att skapa tydliga ramar, mål och prioriteringar för projektet. De säkerställer att medarbetarna har tid, mandat och resurser att delta i datainsamling, workshops och tester. Ledningen kommunicerar varför projektet är viktigt, kopplar det till verksamhetens strategi och följer upp engagemanget hos Project Team Members. Genom att ta bort organisatoriska hinder och ge stöd vid behov skapar de en miljö där teammedlemmarna kan bidra effektivt och känna sig trygga i sina roller.
- Processägare: Processägare arbetar nära Project Team Members genom att guida dem i hur processen fungerar, vilka delar som är kritiska och var variation ofta uppstår. De säkerställer att teammedlemmarna har rätt information, rätt åtkomst och rätt förståelse för nuläget. Processägaren använder deras insikter för att validera rotorsaker och bedöma vilka förbättringsförslag som är realistiska. De fungerar som en brygga mellan kärnteamet och den operativa vardagen och ser till att Project Team Members är involverade i rätt moment vid rätt tidpunkt.
- Teamledare och arbetsledare: Teamledare arbetar med Project Team Members genom att koordinera deras deltagande i projektaktiviteter och säkerställa att vardagens arbete fungerar parallellt. De hjälper medarbetarna att prioritera tid för mätningar, observationer och tester och stöttar dem i att förstå metodiken. Teamledare fungerar ofta som praktiska coacher som översätter projektets behov till konkreta arbetsuppgifter och ser till att teammedlemmarna har rätt förutsättningar att bidra med kvalitativ data och relevanta insikter.
- Operatörer och medarbetare i processen: Operatörer arbetar med Project Team Members genom att dela sin praktiska kunskap, beskriva hur arbetet utförs och delta i datainsamling och testning. De är ofta själva Project Team Members, men när de inte är det fungerar de som viktiga stödpersoner som ger insikter om vardagen. De hjälper teamet att förstå detaljer, variationer och hinder som inte syns i systemdata. Deras samarbete med Project Team Members är avgörande för att lösningar ska bli realistiska och hållbara.
- Specialister (kvalitet, Lean, IT, analys): Specialister arbetar med Project Team Members genom att stötta dem i metodik, mätning, statistik och systemfrågor. De hjälper teammedlemmarna att samla in korrekt data, tolka variation och använda verktyg som fiskbensdiagram, 5 Varför eller processtatistik. Specialister säkerställer att Project Team Members arbetar strukturerat och att deras insikter integreras i analysen på ett metodiskt sätt. De fungerar som tekniska rådgivare som höjer kvaliteten på teamets arbete.
- Green Belts: Green Belts arbetar med Project Team Members genom att leda dem i DMAIC‑aktiviteter och fördela uppgifter som datainsamling, observationer och testning. De coachar teammedlemmarna i problemlösningsmetoder och säkerställer att deras bidrag är kopplade till projektets mål. Green Belts använder teamets insikter för att fördjupa analysen och förankra lösningar i vardagen. De är ofta den primära kontaktpunkten för Project Team Members under projektets gång.
- Black Belts: Black Belts arbetar med Project Team Members genom att ge avancerad metodstöd, struktur och tydlighet i projektets upplägg. De säkerställer att teammedlemmarna förstår varför varje steg i DMAIC är viktigt och hjälper dem att bidra på rätt sätt. Black Belts använder teamets data och observationer för att genomföra statistiska analyser och validera rotorsaker. De ser till att Project Team Members är engagerade, informerade och involverade i de moment där deras kompetens är mest värdefull.
- HR: HR arbetar med Project Team Members genom att stödja deras engagemang, kompetensutveckling och arbetsbelastning. De säkerställer att deltagandet i projektet är förankrat i roller och arbetsplaner och att medarbetarna får rätt utbildning i grundläggande förbättringsmetodik. HR hjälper också till att hantera förändringsledning, kommunikation och motivation, vilket gör att Project Team Members känner sig trygga och delaktiga i förändringsarbetet.
- Ekonomi: Ekonomifunktionen arbetar med Project Team Members genom att hjälpa dem förstå kostnadsvariationer, ekonomiska effekter och hur förbättringar påverkar verksamhetens resultat. De stödjer teamet i att samla in ekonomisk data och validera effekter av förbättringsförslag. Ekonomi bidrar med perspektiv som hjälper Project Team Members att se kopplingen mellan vardagsproblem och ekonomiska konsekvenser.
- IT och digital utveckling: IT arbetar med Project Team Members genom att ge tekniskt stöd i datainsamling, systemåtkomst och digitala mätmetoder. De hjälper teamet att förstå hur data flödar genom system och hur digitala verktyg kan användas för att mäta variation eller automatisera delar av processen. IT säkerställer att Project Team Members har rätt tekniska förutsättningar för att bidra effektivt.
- Kundservice och kundnära roller: Kundservice arbetar med Project Team Members genom att bidra med insikter om kundbehov, felhantering och variation i tjänsteleverans. De hjälper teamet att förstå hur processproblem påverkar kundupplevelsen och deltar i datainsamling kring svarstider, feltyper och kundfeedback. Deras samarbete med Project Team Members säkerställer att förbättringar inte bara är interna utan också stärker kundvärdet.
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex produktionstekniker som en resurs vid genomförandet eller projektledare för bästa styrning. Planerar ni att införa flera Lean koncept, ta då in en Lean Coordinator som hjälper er med en övergripande Lean strategi.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
073-9282441
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Lean Retrospectives företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för Lean Retrospectives konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av Lean Retrospectives konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
